EJERCICIOS DE APLICACIÓN
OBJETIVOS
* Reforzar el conocimiento de los libros de contabilidad
* Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
* Desarrollar habilidades en los registros contables
* Reconocer la globalización contable en forma secuencial
* Afianzar los conocimientos en los registros contables
* Cuadrar los libros principales y auxiliares
* Elaborar balances del mayor y de los auxiliares
INTRODUCCIÓN
Hasta aquí se a estudiado detalladamente la forma como deben efectuasen los registros contables de un negocio. En este capitulo se presentara un ejercicio completo de aplicación. Usted debe seguir atentamente cada uno de los registros para que logre afianzar sus conocimientos y destrezas para el manejo de los libros de inventario y balances, diario, mayor y balances y auxiliares.
EJERCICIOS
La empresa Bandi propiedad del señor Víctor Rojas, para iniciar operaciones tiene:
En efectivo $100.000
Bancos:
Del comercio 840.000
De los trabajadores 950.000
Del estado 760.000
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
* 20 vestidos marca RAMBAL para hombre, referencia No. 36 a $94.900 c/u.
* 12 pares de zapatos para hombre marca PUCHELLY referencia No. 38 a $34.200 c/u.
* 40 camisas para hombre marca EQUUIS talla 14-14 ½ a $8.100 c/u.
MUEBLES Y ENCERES
* 1 escritorio metálico tipo gerente, referencia No. 1015 avaluado en $44.000
* 1 mesa de madera para reunión referencia No. 2025 avaluado en $46.000
* 5 sillas de madera, referencia No. 106 avaluada en $10.850 c/u.
* 1 vitrina metálica para exhibición avaluada en $44.000
CUENTAS POR PAGAR
A distribuidora Dinamarca $460.000 y a distribuidora ancora $270.000
DESARROLLO
INVENTARIO Y BALANCE
Nº
Cuenta
Saldo Anterior
Mes de Noviembre a diciembre
Mes de Noviembre a Diciembre
Movimiento
Saldos
Movimiento
Debito
Crédito
Debe
Haber
Debito
Crédito
Debito
Crédito
Caja
100.000
Bancos
2.550.000
Mercancías
2.632.400
Muebles y enseres
188.250
Cuentas por pagar
730.000
Capital
4.740.650
Totales
5.470.650
5.470.650
Movimiento a 1 de diciembre de 2009
* Se consignó en el Banco la suma de $50.000.
* Se giró cheque Nº 4075 Banco de los trabajadores para efectuar compra de libros de contabilidad por $ 35.000
* Se giro cheque Nº 4076 Banco de los trabajadores a favor de la cámara de comercio por concepto de inscripción y matrícula del negoció por $ 40. 000 e inscripción de los libros y foliados de contabilidad por $ 16.000.
* Vende factura Nº 01 de contado por venta a orminsu reyes de 5 vestidos Rambal, referencia 36 a $ 110, 000 cada uno mas el 14% impuestos de IVA.
* Se giro cheque Nº 2021 del banco del estado para cancelar arrendamientos del presente mes por valor de $150.000
* Se cancelo publicidad del mes de diciembre por $ 70.000 en la emisora la voz del día con cheque Nº 2022 del banco del estado.
* Se pago prima de la póliza, de seguros Nº 3070 contra incendios , cheque Nº 2023 del Banco del estado a favor de suramericana de seguro S.A. , por un año a razón de $ 10.000mensual.
* Se contabilizaron ventas por mostrador , así :5 pares de zapatos puchelly , referencia 38 a $ 41.000 cada par ,13 camisas Equus talla 14 _14 ½ a $14.000 cada una , 5 corbatas $ 20.000 cada una, mas el 14 % de IVA.
CAJA (1105)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Saldo en efectivo
100.000
100.000
Consignación No. 01
Banco de trabajadores
50.000
1 Dic.
Ingreso por ventas
1.182.180
1.232.180
CAJA GENERAL (110505)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Saldo en efectivo
100.000
100.000
Consignación No. 01
Banco de trabajadores
1.182.180
1.232.180
BANCOS (1110)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Comprobante de diario No. 01
Banco del comercio 840.000
Banco del estado 760.000
Banco de los trabajadores 950.000
2.500.000
2.550.000
1 Dic.
Banco de trabajadores
Banco de los trabajadores
Banco del estado
50.000
91.000
50.000
2.600.000
2.509.000
2.169.000
Moneda Nacional
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Banco del comercio 840.000
Banco del estado 760.000
Banco de los trabajadores 950.000
2.550.000
2.550.000
01-dic
Banco de los trabajadores
50.000
2.600.000
Banco de los trabajadores
91.000
2.509.000
Banco del estado
340.000
2.169.000
INVENTARIO
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
20 vestidos Rambal para hombre, referencia 36 a $94.900 c/u
1.1.898.000
12 pares de zapatos Puchelly para hombres, referencia 38 a $ 34.000
410.000
40 camisas Equus para hombre, talla 14-14 1/2 a $8.100
324.000
2.632.400
Propiedades, planta y equipo
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
1 escritorio metalico tipo gerente, referencia 1015
44.000
1 mesa de amdera para reunion referencia 2025
46.000
5 sillas de madera, referencia 106 a $10,850c/u
54.250
1vitrina metalica de exhibicion
44.000
188.250
Proveedores nacionales
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
distribuidora dinamarca
460.000
distribuidora ancora
270.000
730.000
almacen la moda, factura No 2650
319.000
1.049.000
Seguros pagados por anticipo
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 dic.
póliza No 3070, seguros contra incendio suramericana de seguros
120.000
120.000
Mercancías nacionales
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 dic.
almacen la moda, factura No 2650
280.000
280.000
Ingresos Operacionales de Comercio
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 Dic.
Factura Nos. 01-02-03-04
1037000
1037000
Capital
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 Nov.
Aparte del señor Vícto Rojas
4740650
4740650
Impuesto Sobre las Ventas por Pagar
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Dic.
Factura No. 2650
39200
-39200
Factura No. 01
77000
37800
Ventas de mostrador según facturas 02-03-04
68180
105980
Gastos Operacionales de Ventas
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Dic.
Útiles y papelería
35000
35000
Gastos legales
56000
91000
Arrendamientos pagados
150000
241000
Publicidad
70000
311000
Publicado por Juliana en 7:10
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lunes, 8 de junio de 2009
xXARCHIVISTICAXx
Archivística
Organización de archivos de gestión
Responsabilidad de los funcionarios por los documentos:
-Penal
-Disciplinario
-Cultural
Constitución nacional
-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.
-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario.
-Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos.
Código Penal
-Art 286. Falsedad ideológica en documento público.
-Art 287. Falsedad material en documento público.
-Art 288. Obtención de documento público falso.
-Art 289. Falsedad en documento privado.
-Art 291. Uso de documento falso.
-Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público.
-Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privado
Código Único Disciplinario
-Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos.
-Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definición de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.
Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestión
Importancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos.
Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo.
Se debe enmarcar los siguientes aspectos:
-Producción documental.
-Admón. De las comunicaciones oficiales.
-Apertura de series documentales.
-Separador de serie y subserie.
-Identificar archivadores.
-Clasificación documental.
-Ordenación.
-La sobre ordenación.
-Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin.
-Foliación.
-Identificar carpetas.
-Ubicación física de los expedientes.
-Identificación de los archivadores.
-Inventario documental.
-Organización de documentos de apoyo.
-Cumplimiento de tiempos de retención.
-Transferencias documentales primarias.
-Vigilancia.
-Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.
Metodología para la organización de los archivos
cód. de serie
cód. de la dependencia
508/
1
ACTAS
nombre de la serie
1,7
actas del consejo
de coordinación.
cód. subserie
508/
2
NORMATIVIDAD
2,1
normatividad interna
acuerdos
tipología documental
circulares
No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos.
Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica.
-O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.
-O. Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
Entre otras como:
-Preparación física.
-Capacidad de almacenamiento.
-Foliación.
-Marcación.
-Formato de inventario.
-Almacene en cajas.
-Microfilmación.
-Servicios.
-Proceso de solicitud.
-Usuarios.
-Organización de documentos electrónicos.
- Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión.
-Almacenamiento.
-Identificación de la copia de seguridad.
-Correspondencia.
-Archisoft.
-Clinihistorias.
-Docunet.
-Formulario de búsqueda.
Clases de documentos
Según su vigencia:
-Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.
-Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural.
Según la frecuencia de uso:
-Activos o dinámicos.
-Inactivos o no dinámicos.
Entre los activos están:
-Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.
-Archivos centrales o intermedios.
-Archivos permanentes o históricos.
Elementos de un documento:
-Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).
-Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc.
-Estructura: son los componentes del documento.
-Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
Características de los documentos de archivo:
-Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.
-Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.
-Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato.
Documentos de archivo según sus atributos:
-Clase: definida en elementos de un documento de archivo.
-Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.
Los documentos según su clase:
-Por naturaleza:
*Textuales.
*Cartográficos y gráficos.
*De imagen.
*Fonográficos.
*Legibles por máquina.
-Por el origen, fuente o autor:
*La fuente.
*Públicos.
*Privados.
-Por el contenido:
*Disponibles.
*Testimoniales.
*Informativos.
*Facilitativos.
*Específicos o sustantivos.
-Por su función comercial:
*Documentos contables.
*Documentos no contables.
*Títulos valores.
*Informativos.
Valor de los documentos
-Valor inmediato o primario:
*Valor administrativo.
*Valor legal.
*Contable.
*Técnico.
-Valor mediato o secundario:
*Predecible o evidencial.
*No predecible.
*Valor fiscal.
*Valor histórico.
*Valor jurídico.
La importancia de los archivos:
-principios rectore
-fines del estado
-fines del archivo
El archivo es importante para la administración y la cultura
-toma de decisiones
-fuentes de la historia
-patrimonio cultural
La normatividad y la gestión documental en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación
Gestion documental
La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático
-se estructura a partir de la normatividad
-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites
El comité de archivo
Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo
Componente de un PGD
- Consideraciones básicas de tipo administrativo
-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico
-adopción e implementación de tablas
-formación de archivos según el ciclo vital
-identificación de los procesos de un programa de gestión documental
-implementación y seguimiento
Procesos de producción de documentos
- ley 43 de 1913
-ley 527 de 1999
-código penal
-código de procedimiento penal
-código de comercio
-decreto 2649 de 1993
-decreto1584 de 1994
-decreto 1584 de 1994
- decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 d 2001
-Circular interna AGN No 13 de 1999
-NTC 1673
-NTC 2223:1986
- NTC 2676
- NTC 3393
- NTC 4436
Procesos de producción de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.creacion y diseño de documentos
-medios y técnicas de producción
-determinación de aportes documentales
-determinación de calidad y tipos de soportes
2- normalización de la producción documental
-identificación productora
-definición tipologías documentales
-determinación de formatos pre impresos
-directrices relacionadas con el No de copias
-control nuevos documentos
-determinación periocidad
Proceso de recepción de documentos
-constitución política
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión
Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas
Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Registro de documentos
-definición medios de recepción
-recibo documentos oficiales
-verificación de folios, copias, anexos, firmas
-constancia de recibo
-asignación de datos
-asignación de envíos
2.Radicacion de documentos
-asignación fecha, hora
-impresión de rotulo
-relación entre documentos
-registro impreso
-elaboración de estadísticas
Procese distribución de documentos
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo 060 de 2001
Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.distrubucion de documentos recibidos
-identificación de dependencia
-enrutamiento de documentos
-registro de control
2.distribucion de documentos internos
-identificación de dependencias
-enrutamiento
-registro de control
3.distribución de documentos enviados
-definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc.
-control y firmas de guías y planillas
-organización mensajería externa
Proceso de trámites de documentos
-constitución política
-ley 58 de 1982
-decreto 01 de 1984
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
-respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.recepcion de solicitud o tramite
-confrontación y diligenciamiento de planillas
-determinación competencia
2.respuesta
-preparación respuesta
Proceso organización de documentos
-ley 4 de 1913
-ley 80 de 1993
-código de comercio
-decreto 1382 de 1995
-decreto 254 de 2000
-decreto 4124 de 2004
-Acuerdo AGN 007 de 1994
- Acuerdo AGN 09 de 1995
- Acuerdo AGN 13 de 1995
-Acuerdo AGN 16 de 2002
- Acuerdo AGN 037 de 2002
- Acuerdo AGN 039 de 2002
- Acuerdo AGN 041 de 2002
- Acuerdo AGN 042 de 2002
- Acuerdo AGN 015 de 2003
- Acuerdo AGN 02 de 2004
-circular ANG 07 de 2002
- circular ANG 01 de 2003
- circular ANG-DAFP No 004 de 2003
- circular ANG-DAFP 012 de 2004
-circular AGN 01 d 2004
-resolución min salud 1995 de 1999
-resolución AGN 183 de 2004
-NTC 4095
-NTC 5029
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.clasificación documental
-identificación de unidades
-aplicación de la tabla
-conformación de series
2.ordenacion documental
-conformación y apertura
-determinación de los sistemas
-organización de serie documentales
-foliación
-transferencias documentales
-organización y entrega de documentales
3.descripción documental
-análisis de información
-diseño de instrumentos de operación
Procesos de consulta de documentos
-constitución política
-ley 4 de 1913
-ley 57 de 1985
-decreto 01 de 1984
-decreto 2126 de 1992
-acuerdo AGN 47 de 2000
-acuerdo AGN de 2000
Acceso a documentos con el fin de conocer la información
Proceso de consulta de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.formulación de la consulta
-determinación de la presión
-determinación de la consulta
-condiciones de acceso
-disponibilidad de información
-reglamento de consulta
2.estrategia de búsqueda
-disponibilidad de expedientes
-disponibilidad de fuentes
-establecimiento de herramientas
-ubicación de documentos
3.respuesta a consulta
-sistema de registro
-uso de testigos
-implantación de medios manuales
Procese de conservación de documentos
-constitución política
-código penal civil
-ley 47 de 1920
-ley 14 de 1936
-ley 39 de 1981
-ley 63 de 1986
-ley 80 de 1993
-ley 397 de 1997
-código de comercio
-decreto 2620 de 1993
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 007 de 1994
-acuerdo AGN 11 de 1996
-acuerdo AGN 047 de 2000
-acuerdo AGN 048 de 2000
- acuerdo AGN 049 de 2000
- acuerdo AGN 050 de 2000
- acuerdo AGN 056 de 2000
-acuerdo AGN 037 de 2002
Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Sistema integrado de conservación
-sensibilización y toma de conciencia
-reproducción, duplicación y migración de información
-inspección y mantenimiento de instalación
-control de condiciones ambientales
-limpieza
-control de plagas
-almacenamiento y empastes
-primeros auxilios
-prevención de desastres
-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)
Proceso de disposición final de documentos
-constitución política
-ley 163 de 1959
- ley 39 de 1981
- ley 80 de 1993
- decreto 2649 de 1993
- decreto 2527 de 1950
- decreto 3354 de 1954
- decreto 960 de 1970
- decreto 2620 de 1993
- decreto 998 de 1997
- decreto 1145 de 2004
-acuerdo AGN 007 de 1994
- acuerdo AGN 08 de 1995
-circulas AGN 03 de 2001
- circulas AGN 01 de 2004
-NTC 3723
- NTC 5174
- NTC 5238
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
-conservación total -eliminación de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
La conservación total
-recepción de transferencia
-organización de documentos
-conservación y preservación
Eliminación de documentos
-aplicación de lo estipulado
-valoración por el comité de archivos
-levantamiento de acta
Selección documental
-aplicación de método elegido
-elección de documentos
microfilmación
-determinar mitología
-fines en la técnica
-control de calidad
digitación
-Determinar la metodología
-definir calidad
-control de calidad
FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producida o recibida
Los documentos son importantes
-permiten la comunicación humana
-medio valioso de información
-constituye un medio probatorio
-dejan constancia por algún medio
-sirven para la toma de decisiones
Documentos de archivo
Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa
Elementos de un documento de archivo
-Soporte: relación a la parte material o física
-Técnica: medio que fija y transmite el contenido
-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento
Carácter de los documentos
-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales
Clasificación de los documentos de archivo
-según tipo documental
-por la tradición documental
-por el tipo de función
-Por el ámbito jurídico
Clases de documentos
-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.
-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.
Ciclo vital de los documentos de archivo
-primera edad: planificación y tramitación
-segunda edad: vigencia y plazo precaucional
-tercera edad: fase permanente o histórica
Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.
Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable
Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora
Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.
Concepto de archivo
Ley 594 de 2000
Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada
Organización de archivos
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada
Objetivos de los archivos
-construir un centro de documentación
-asegurar una perfecta conservación de documentos
-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
Objetos de los archivos
-permitir una rápida localización de los documentos
-preservar la historia de la empresa
Funciones del archivo
-ser memoria corporativa
-reunir los documentos
-asegurar la conservación de la información
-soportar la toma de decisiones
-desarrollar funciones de oficina
Clases de archivo
-según su organización
-según su naturaleza
-según su jurisdicción
-según su ciclo vital
-según su acceso
-según su uso
Archivo centralizado
Ventajas
-cuenta por personal especializado
-controla duplicación de documentos
-economía tiempo y espacio
-racionaliza la adquisición de materiales y equipos
-responsabilidad centralizada
-Facilita la unificación del sistema
Archivo descentralizado
Cada dependencia es responsable de sus funciones.
-Archivo descentralizado con control central
-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia
Archivos satélites
Conservan información técnica, muy especializada
Organización de documentos
-clasificar
-describir
-ordenar
Gestión en el archivo
-producción o recepción
-tramite
-distribución
-consulta
-retención
-conservación
-disposición final
-eliminación
-conservación permanente
Procesos técnicas de archivo
-ciclo vital de los documentos
-valores de los documentos
-tablas de retención
-expurgo, descarte
-transferencia
-inventarios
-guías
-catálogos
-índices
-usuario
-medios para presentación de servicio
-difusión
-capacitación
Nuevas tecnologías en archivos
-microfilmación
-archivo ópticos
-correo electrónico
-internet
-scanner
Principios básicos de archivos
-Principio de orden original
-principio de procedencia
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante
MARCO LEGAL
-Código civil
-código de comercio
-código de procedimiento penal
- código de procedimiento civil
-código contencioso administrativo
-código fiscal
-código de elección
-código militar
-código de policio
-código de fomento
-código del medio ambiente
-código de beneficencia
-código de instrucciones publicas
*normas constitucionales
*el sistema nacional de archivos
*la constitución art 15
*sentencia T-696 de 1996
*la constitución y la correspondencia
*la correspondencia y el código de comercio
*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal
*el código civil y de legislación complementario
*del código de procedimiento civil
*otras normas de materia documental
*código de comercio
*archivos bancarios
*el código sustantivo de trabajo
Organización de archivos de gestión
Responsabilidad de los funcionarios por los documentos:
-Penal
-Disciplinario
-Cultural
Constitución nacional
-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.
-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario.
-Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos.
Código Penal
-Art 286. Falsedad ideológica en documento público.
-Art 287. Falsedad material en documento público.
-Art 288. Obtención de documento público falso.
-Art 289. Falsedad en documento privado.
-Art 291. Uso de documento falso.
-Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público.
-Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privado
Código Único Disciplinario
-Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos.
-Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definición de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.
Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestión
Importancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos.
Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo.
Se debe enmarcar los siguientes aspectos:
-Producción documental.
-Admón. De las comunicaciones oficiales.
-Apertura de series documentales.
-Separador de serie y subserie.
-Identificar archivadores.
-Clasificación documental.
-Ordenación.
-La sobre ordenación.
-Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin.
-Foliación.
-Identificar carpetas.
-Ubicación física de los expedientes.
-Identificación de los archivadores.
-Inventario documental.
-Organización de documentos de apoyo.
-Cumplimiento de tiempos de retención.
-Transferencias documentales primarias.
-Vigilancia.
-Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.
Metodología para la organización de los archivos
cód. de serie
cód. de la dependencia
508/
1
ACTAS
nombre de la serie
1,7
actas del consejo
de coordinación.
cód. subserie
508/
2
NORMATIVIDAD
2,1
normatividad interna
acuerdos
tipología documental
circulares
No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos.
Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica.
-O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.
-O. Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
Entre otras como:
-Preparación física.
-Capacidad de almacenamiento.
-Foliación.
-Marcación.
-Formato de inventario.
-Almacene en cajas.
-Microfilmación.
-Servicios.
-Proceso de solicitud.
-Usuarios.
-Organización de documentos electrónicos.
- Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión.
-Almacenamiento.
-Identificación de la copia de seguridad.
-Correspondencia.
-Archisoft.
-Clinihistorias.
-Docunet.
-Formulario de búsqueda.
Clases de documentos
Según su vigencia:
-Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.
-Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural.
Según la frecuencia de uso:
-Activos o dinámicos.
-Inactivos o no dinámicos.
Entre los activos están:
-Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.
-Archivos centrales o intermedios.
-Archivos permanentes o históricos.
Elementos de un documento:
-Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).
-Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc.
-Estructura: son los componentes del documento.
-Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
Características de los documentos de archivo:
-Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.
-Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.
-Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato.
Documentos de archivo según sus atributos:
-Clase: definida en elementos de un documento de archivo.
-Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.
Los documentos según su clase:
-Por naturaleza:
*Textuales.
*Cartográficos y gráficos.
*De imagen.
*Fonográficos.
*Legibles por máquina.
-Por el origen, fuente o autor:
*La fuente.
*Públicos.
*Privados.
-Por el contenido:
*Disponibles.
*Testimoniales.
*Informativos.
*Facilitativos.
*Específicos o sustantivos.
-Por su función comercial:
*Documentos contables.
*Documentos no contables.
*Títulos valores.
*Informativos.
Valor de los documentos
-Valor inmediato o primario:
*Valor administrativo.
*Valor legal.
*Contable.
*Técnico.
-Valor mediato o secundario:
*Predecible o evidencial.
*No predecible.
*Valor fiscal.
*Valor histórico.
*Valor jurídico.
La importancia de los archivos:
-principios rectore
-fines del estado
-fines del archivo
El archivo es importante para la administración y la cultura
-toma de decisiones
-fuentes de la historia
-patrimonio cultural
La normatividad y la gestión documental en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación
Gestion documental
La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático
-se estructura a partir de la normatividad
-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites
El comité de archivo
Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo
Componente de un PGD
- Consideraciones básicas de tipo administrativo
-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico
-adopción e implementación de tablas
-formación de archivos según el ciclo vital
-identificación de los procesos de un programa de gestión documental
-implementación y seguimiento
Procesos de producción de documentos
- ley 43 de 1913
-ley 527 de 1999
-código penal
-código de procedimiento penal
-código de comercio
-decreto 2649 de 1993
-decreto1584 de 1994
-decreto 1584 de 1994
- decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 d 2001
-Circular interna AGN No 13 de 1999
-NTC 1673
-NTC 2223:1986
- NTC 2676
- NTC 3393
- NTC 4436
Procesos de producción de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.creacion y diseño de documentos
-medios y técnicas de producción
-determinación de aportes documentales
-determinación de calidad y tipos de soportes
2- normalización de la producción documental
-identificación productora
-definición tipologías documentales
-determinación de formatos pre impresos
-directrices relacionadas con el No de copias
-control nuevos documentos
-determinación periocidad
Proceso de recepción de documentos
-constitución política
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión
Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas
Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Registro de documentos
-definición medios de recepción
-recibo documentos oficiales
-verificación de folios, copias, anexos, firmas
-constancia de recibo
-asignación de datos
-asignación de envíos
2.Radicacion de documentos
-asignación fecha, hora
-impresión de rotulo
-relación entre documentos
-registro impreso
-elaboración de estadísticas
Procese distribución de documentos
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo 060 de 2001
Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.distrubucion de documentos recibidos
-identificación de dependencia
-enrutamiento de documentos
-registro de control
2.distribucion de documentos internos
-identificación de dependencias
-enrutamiento
-registro de control
3.distribución de documentos enviados
-definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc.
-control y firmas de guías y planillas
-organización mensajería externa
Proceso de trámites de documentos
-constitución política
-ley 58 de 1982
-decreto 01 de 1984
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
-respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.recepcion de solicitud o tramite
-confrontación y diligenciamiento de planillas
-determinación competencia
2.respuesta
-preparación respuesta
Proceso organización de documentos
-ley 4 de 1913
-ley 80 de 1993
-código de comercio
-decreto 1382 de 1995
-decreto 254 de 2000
-decreto 4124 de 2004
-Acuerdo AGN 007 de 1994
- Acuerdo AGN 09 de 1995
- Acuerdo AGN 13 de 1995
-Acuerdo AGN 16 de 2002
- Acuerdo AGN 037 de 2002
- Acuerdo AGN 039 de 2002
- Acuerdo AGN 041 de 2002
- Acuerdo AGN 042 de 2002
- Acuerdo AGN 015 de 2003
- Acuerdo AGN 02 de 2004
-circular ANG 07 de 2002
- circular ANG 01 de 2003
- circular ANG-DAFP No 004 de 2003
- circular ANG-DAFP 012 de 2004
-circular AGN 01 d 2004
-resolución min salud 1995 de 1999
-resolución AGN 183 de 2004
-NTC 4095
-NTC 5029
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.clasificación documental
-identificación de unidades
-aplicación de la tabla
-conformación de series
2.ordenacion documental
-conformación y apertura
-determinación de los sistemas
-organización de serie documentales
-foliación
-transferencias documentales
-organización y entrega de documentales
3.descripción documental
-análisis de información
-diseño de instrumentos de operación
Procesos de consulta de documentos
-constitución política
-ley 4 de 1913
-ley 57 de 1985
-decreto 01 de 1984
-decreto 2126 de 1992
-acuerdo AGN 47 de 2000
-acuerdo AGN de 2000
Acceso a documentos con el fin de conocer la información
Proceso de consulta de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.formulación de la consulta
-determinación de la presión
-determinación de la consulta
-condiciones de acceso
-disponibilidad de información
-reglamento de consulta
2.estrategia de búsqueda
-disponibilidad de expedientes
-disponibilidad de fuentes
-establecimiento de herramientas
-ubicación de documentos
3.respuesta a consulta
-sistema de registro
-uso de testigos
-implantación de medios manuales
Procese de conservación de documentos
-constitución política
-código penal civil
-ley 47 de 1920
-ley 14 de 1936
-ley 39 de 1981
-ley 63 de 1986
-ley 80 de 1993
-ley 397 de 1997
-código de comercio
-decreto 2620 de 1993
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 007 de 1994
-acuerdo AGN 11 de 1996
-acuerdo AGN 047 de 2000
-acuerdo AGN 048 de 2000
- acuerdo AGN 049 de 2000
- acuerdo AGN 050 de 2000
- acuerdo AGN 056 de 2000
-acuerdo AGN 037 de 2002
Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Sistema integrado de conservación
-sensibilización y toma de conciencia
-reproducción, duplicación y migración de información
-inspección y mantenimiento de instalación
-control de condiciones ambientales
-limpieza
-control de plagas
-almacenamiento y empastes
-primeros auxilios
-prevención de desastres
-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)
Proceso de disposición final de documentos
-constitución política
-ley 163 de 1959
- ley 39 de 1981
- ley 80 de 1993
- decreto 2649 de 1993
- decreto 2527 de 1950
- decreto 3354 de 1954
- decreto 960 de 1970
- decreto 2620 de 1993
- decreto 998 de 1997
- decreto 1145 de 2004
-acuerdo AGN 007 de 1994
- acuerdo AGN 08 de 1995
-circulas AGN 03 de 2001
- circulas AGN 01 de 2004
-NTC 3723
- NTC 5174
- NTC 5238
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
-conservación total -eliminación de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
La conservación total
-recepción de transferencia
-organización de documentos
-conservación y preservación
Eliminación de documentos
-aplicación de lo estipulado
-valoración por el comité de archivos
-levantamiento de acta
Selección documental
-aplicación de método elegido
-elección de documentos
microfilmación
-determinar mitología
-fines en la técnica
-control de calidad
digitación
-Determinar la metodología
-definir calidad
-control de calidad
FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producida o recibida
Los documentos son importantes
-permiten la comunicación humana
-medio valioso de información
-constituye un medio probatorio
-dejan constancia por algún medio
-sirven para la toma de decisiones
Documentos de archivo
Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa
Elementos de un documento de archivo
-Soporte: relación a la parte material o física
-Técnica: medio que fija y transmite el contenido
-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento
Carácter de los documentos
-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales
Clasificación de los documentos de archivo
-según tipo documental
-por la tradición documental
-por el tipo de función
-Por el ámbito jurídico
Clases de documentos
-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.
-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.
Ciclo vital de los documentos de archivo
-primera edad: planificación y tramitación
-segunda edad: vigencia y plazo precaucional
-tercera edad: fase permanente o histórica
Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.
Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable
Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora
Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.
Concepto de archivo
Ley 594 de 2000
Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada
Organización de archivos
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada
Objetivos de los archivos
-construir un centro de documentación
-asegurar una perfecta conservación de documentos
-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
Objetos de los archivos
-permitir una rápida localización de los documentos
-preservar la historia de la empresa
Funciones del archivo
-ser memoria corporativa
-reunir los documentos
-asegurar la conservación de la información
-soportar la toma de decisiones
-desarrollar funciones de oficina
Clases de archivo
-según su organización
-según su naturaleza
-según su jurisdicción
-según su ciclo vital
-según su acceso
-según su uso
Archivo centralizado
Ventajas
-cuenta por personal especializado
-controla duplicación de documentos
-economía tiempo y espacio
-racionaliza la adquisición de materiales y equipos
-responsabilidad centralizada
-Facilita la unificación del sistema
Archivo descentralizado
Cada dependencia es responsable de sus funciones.
-Archivo descentralizado con control central
-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia
Archivos satélites
Conservan información técnica, muy especializada
Organización de documentos
-clasificar
-describir
-ordenar
Gestión en el archivo
-producción o recepción
-tramite
-distribución
-consulta
-retención
-conservación
-disposición final
-eliminación
-conservación permanente
Procesos técnicas de archivo
-ciclo vital de los documentos
-valores de los documentos
-tablas de retención
-expurgo, descarte
-transferencia
-inventarios
-guías
-catálogos
-índices
-usuario
-medios para presentación de servicio
-difusión
-capacitación
Nuevas tecnologías en archivos
-microfilmación
-archivo ópticos
-correo electrónico
-internet
-scanner
Principios básicos de archivos
-Principio de orden original
-principio de procedencia
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante
MARCO LEGAL
-Código civil
-código de comercio
-código de procedimiento penal
- código de procedimiento civil
-código contencioso administrativo
-código fiscal
-código de elección
-código militar
-código de policio
-código de fomento
-código del medio ambiente
-código de beneficencia
-código de instrucciones publicas
*normas constitucionales
*el sistema nacional de archivos
*la constitución art 15
*sentencia T-696 de 1996
*la constitución y la correspondencia
*la correspondencia y el código de comercio
*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal
*el código civil y de legislación complementario
*del código de procedimiento civil
*otras normas de materia documental
*código de comercio
*archivos bancarios
*el código sustantivo de trabajo
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