liquide las prestaciones sociales de luisa Arango, quien fue contratada como secretaria, con un salario básico de $550000, contrato a termino indefinido, laboro en la empresa 9 años, 10 meses y 18 días; fue despedida sin causa justa.- Jeison Beltrán fue contratado como operario el día 18 de febrero de 1995, contrato a termino indefinido, fue despedido sin causa justa el 22 de agosto de 2006; todas sus prestaciones fueron pagadas oportunamente. Su último salario fue de $600000. sus últimas vacaciones las disfruto el 18 de febrero de 2006.
- Erika hoyos fue contratada como auxiliar contable a termino indefinido; inicio labores el 17 de septiembre del 2003, y fue despedida sin causa justa el 21 de septiembre del 2006. todas sus prestaciones sociales fueron pagadas oportunamente. Sus ultimas vacaciones las disfruto el 17 se septiembre del 2006.
Solución.
1// sentimientos & emociones Ltda.
Nit. 909004000-5
Empleado: luisa Arango
Cargo: secretaria
Salario: $550000
Fecha de inicio: 09-01-97
Fecha de despido: 26-11-06
Total días: 9 años - 10 meses – 18 días
Contrato: a termino indefinido
Despido: sin causa justa
Liquidación según la ley 50 de 1990
Cesantías: 597700* 327/360= 542911
Int. Sobre cesantías: 542911*327/360= 59177
Prima: 298850*146/180= 242400
Vacaciones: 275000*327/360= 249792
Total prestaciones sociales: $ 1094280
Indemnización: ley 50 de 1990.
45 días por el primer año y 40 por c/año
lunes, 7 de septiembre de 2009
Prestaciones sociales
lunes, 31 de agosto de 2009
XxEL PLAN DE NEGOCIOSxX
EL PLAN DE NEGOCIOS
Un plan de negocios es un documento en donde el empresario detalla la información relacionada con su empresa. El plan de negocio organiza la información y supone la plasmación en un documento escrito de las estrategias, políticas, objetivos y acciones que la empresa desarrollará en el futuro.
GUIA PLAN DE NEGOCIOS
Lección 1
para los empresarios y gerentes que tienen sobre sus hombros la responsabilidad de dirigir una empresa, ya sea en la fase de gestación y puesta en marcha, ya en la fase de operación corriente, mediante el empleo de un instrumento como lo es el Plan de Negocios.
El plan debe incluir metas para la empresa, tanto a corto como a largo plazo, una descripción de los productos o servicios a ofrecer y de las oportunidades de mercado que anticipa para ellos.
un plan de negocios es un estudio que, de una parte, incluye un análisis del mercado, del sector y de la competencia, y de otra, el plan desarrollado por la empresa para incursionar en el mercado con un producto y/o servicio, una estrategia, y un tipo de organización, proyectando esta visión de conjunto a corto plazo, a través de la cuantificación de las cifras que permitan determinar el nivel de atractivo económico del negocio, y la factibilidad financiera de la iniciativa; y a largo plazo, mediante la definición de una visión empresarial clara y coherente.
Lección 2
Ventajas de la Utilización de un Plan de Negocios.
· Obliga al emprendedor a buscar información que puede ser estadística o de la experiencia de la gente para detallar datos.
· Ayuda a conocer el dinero que la empresa necesita para sus diversas actividades. Establece por tanto, las necesidades y prioridades financieras.
· Ayuda a que las empresas puedan alcanzar sus metas. Los errores se cometen en el papel, eso permite reducir los fracasos
· Es una herramienta de diseño. El emprendedor va dando forma mental a su empresa antes de darle forma real.
· Herramienta de reflexión. El tener que poner por escrito de una forma organizada y coherente, las estrategias empresariales y la forma alvanzar las metas nos obriga a reflexionar
· Herramienta de marketing.
Ya que a veces el empresario no dispone de todos los recursos necesarios para empezar un negocio o desarrollar un nuevo producto y/o servicio, debe buscar financiación externa y el plan puede ayudar a mostrar a los posibles inversores o prestatarios.
. Herramienta de Gestión de Recursos Humanos.
El plasmar nuestras metas y la forma de conseguirlas nos debe servir también de instrumento de motivación. El personal puede estar más motivado cuando sabe que la empresa tiene un plan que le permitirá alcanzar las metas propuestas.
Lección 3
Creación de negocio
· Para formalizar la iniciación de una empresa, el futuro empresario necesita relacionarse y conocer bien las instituciones que regulan el funcionamiento de las empresas y que ejercen influencia o interfieren en el proceso de desarrollo de la misma; por lo tanto, es importante conocer los trámites que deben seguirse ante las siguientes entidades:
Ministerio de Hacienda, Tributación o Impuestos Internos.
Seguridad Social.
Derecho laboral, etc.
·Debe superar las presiones que cada día sufre en su negocio; sobre todo a nivel familiar, en muchas ocasiones la misma familia trata de desanimar al empresario a que no siga en el negocio por lo improductivo que parece. En este caso la "madera" de empresario y la visión clara en los objetivos y metas a cumplir inciden positivamente con la finalidad de tener una empresa exitosa.
Un plan de negocios es un documento en donde el empresario detalla la información relacionada con su empresa. El plan de negocio organiza la información y supone la plasmación en un documento escrito de las estrategias, políticas, objetivos y acciones que la empresa desarrollará en el futuro.
GUIA PLAN DE NEGOCIOS
Lección 1
para los empresarios y gerentes que tienen sobre sus hombros la responsabilidad de dirigir una empresa, ya sea en la fase de gestación y puesta en marcha, ya en la fase de operación corriente, mediante el empleo de un instrumento como lo es el Plan de Negocios.
El plan debe incluir metas para la empresa, tanto a corto como a largo plazo, una descripción de los productos o servicios a ofrecer y de las oportunidades de mercado que anticipa para ellos.
un plan de negocios es un estudio que, de una parte, incluye un análisis del mercado, del sector y de la competencia, y de otra, el plan desarrollado por la empresa para incursionar en el mercado con un producto y/o servicio, una estrategia, y un tipo de organización, proyectando esta visión de conjunto a corto plazo, a través de la cuantificación de las cifras que permitan determinar el nivel de atractivo económico del negocio, y la factibilidad financiera de la iniciativa; y a largo plazo, mediante la definición de una visión empresarial clara y coherente.
Lección 2
Ventajas de la Utilización de un Plan de Negocios.
· Obliga al emprendedor a buscar información que puede ser estadística o de la experiencia de la gente para detallar datos.
· Ayuda a conocer el dinero que la empresa necesita para sus diversas actividades. Establece por tanto, las necesidades y prioridades financieras.
· Ayuda a que las empresas puedan alcanzar sus metas. Los errores se cometen en el papel, eso permite reducir los fracasos
· Es una herramienta de diseño. El emprendedor va dando forma mental a su empresa antes de darle forma real.
· Herramienta de reflexión. El tener que poner por escrito de una forma organizada y coherente, las estrategias empresariales y la forma alvanzar las metas nos obriga a reflexionar
· Herramienta de marketing.
Ya que a veces el empresario no dispone de todos los recursos necesarios para empezar un negocio o desarrollar un nuevo producto y/o servicio, debe buscar financiación externa y el plan puede ayudar a mostrar a los posibles inversores o prestatarios.
. Herramienta de Gestión de Recursos Humanos.
El plasmar nuestras metas y la forma de conseguirlas nos debe servir también de instrumento de motivación. El personal puede estar más motivado cuando sabe que la empresa tiene un plan que le permitirá alcanzar las metas propuestas.
Lección 3
Creación de negocio
· Para formalizar la iniciación de una empresa, el futuro empresario necesita relacionarse y conocer bien las instituciones que regulan el funcionamiento de las empresas y que ejercen influencia o interfieren en el proceso de desarrollo de la misma; por lo tanto, es importante conocer los trámites que deben seguirse ante las siguientes entidades:
Ministerio de Hacienda, Tributación o Impuestos Internos.
Seguridad Social.
Derecho laboral, etc.
·Debe superar las presiones que cada día sufre en su negocio; sobre todo a nivel familiar, en muchas ocasiones la misma familia trata de desanimar al empresario a que no siga en el negocio por lo improductivo que parece. En este caso la "madera" de empresario y la visión clara en los objetivos y metas a cumplir inciden positivamente con la finalidad de tener una empresa exitosa.
CURSO BÁSICO EN SALUD OCUPACIONAL
Cartilla No. 3
PREVENCIÓN DE FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALES
La prevención de los riesgos ocupacionales se constituye en la actividad fundamental de la Salud Ocupacional. Muchos son los proverbios que ilustran la importancia de la prevención y uno de ellos es “Vale más prevenir que tener que curar”.
Pero la prevención por sí sola no es una tarea fácil y además carente de metodología; por el contrario, se necesitan conocimientos multidisciplinarios y organización empresarial para poder llevarla a cabo, de tal manera que se garantice su pertinencia y eficacia. El SENA le propone en este curso, realizar una evaluación sobre su participación como persona, para crear una cultura del autocuidado que permita detectar, reducir o eliminar los riesgos en su entorno oportunamente.
A continuación Usted podrá observar en el esquema los pasos de la secuencia metodológica seguida en la prevención de los factores de riesgo y además, lo invitamos a realizar en esta unidad la actividad correspondiente a Inspección de Áreas.
1. OBJETIVO
Realizar inspecciones de seguridad para recolectar la información que conduzca a la elaboración del Panorama de los Factores de Riesgo en las diferentes áreas de trabajo de su empresa, aplicando la metodología para valorar subjetivamente el grado de peligro.
2. INSPECCIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL
Por inspección de seguridad e higiene ocupacional se entiende la actividad mediante la cual se IDENTIFICAN y LOCALIZAN los diferentes factores de riesgo presentes en las áreas de trabajo de la empresa, para luego seleccionar las alternativas de control apropiadas, antes de que se presenten los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales.
Los procesos que se realizan en las diferentes empresas obligan a efectuar inspecciones de seguridad e higiene ocupacional efectivas, con el fin de mantener a los empresarios y trabajadores informados sobre los problemas que pueden afectar adversamente la competitividad de las empresas, la salud y la integridad física de los trabajadores.
REFLEXIÓN… La responsabilidad que tienen los trabajadores de todos los niveles jerárquicos de una empresa frente a las Inspecciones de Seguridad e Higiene Ocupacional, es la de participar activamente aportando la información valiosa que tienen de su diario contacto con la realidad en su trabajo y de su ambiente laboral.
A continuación se analiza la técnica de inspección de seguridad e higiene ocupacional, que es la base del éxito de los Programas de Salud Ocupacional.
3. APLICACIONES DE LA TÉCNICA DE INSPECCIÓN
Esta técnica permite iniciar un proceso de prevención que conduce a:
• Levantar el panorama de factores de riesgo
• Realizar el seguimiento a las acciones de control
4. INSPECCIÓN GENERAL SISTEMÁTICA
Esta modalidad de inspección requiere de una preparación previa y conocimientos sobre qué y dónde se van a buscar los factores de riesgo. La inspección previamente planeada según las necesidades, puede realizarse en todas las áreas de la empresa o solo en las partes críticas para actualizar la información.
Para realizarla se deben utilizar los siguientes instrumentos:
a. La lista de verificación de factores de riesgo
b. Formato de inspección para consignar los factores de riesgo hallados
c. Tabla de valoración subjetiva del grado de peligro
d. Los planos de las áreas de la empresa
A continuación analizaremos cada uno de ellos.
4.1 LISTA DE VERIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO
Una lista de verificación típica debe elaborarse por escrito e incluir todos los factores de riesgo que puedan presentarse en la empresa, de tal manera que nos permita su observación sistemática, como puede observarse en el Anexo.
Tenga presente que esta lista será utilizada para recordar fácilmente la observación y el registro de los factores de riesgo encontrados en el momento de la inspección. Para ello siga el orden propuesto.
El SENA lo invita a elaborar una guía de inspección de factores de riesgo para su puesto de trabajo. Tenga en cuenta las convenciones establecidas.
4.2 FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
El formato de inspección para consignar los distintos factores de riesgo presentes en las áreas de la empresa, es una matriz que permite la anotación ordenada de las observaciones practicadas. Recuerde que se debe elaborar un formato por cada una de las áreas inspeccionadas. El formato sugerido consta de las siguientes columnas:
• Grupo de riesgo
• Factor de riesgo
• Fuente generadora del riesgo
• Secciones afectadas
• Puestos de trabajo afectados
• Número de trabajadores expuestos
• Grado de peligro: probabilidad, exposición, consecuencia
• Resultado de grado de peligro
• Método de control instalado y control en la fuente (F), el medio (M) o en el hombre (H) y el control recomendado.
A continuación se presenta un modelo de formato de inspección y la forma como se consignan en éste los datos obtenidos. Ahora elabore sus formatos de inspección en cantidad suficiente para que al finalizar este estudio, practique y lo pueda aplicar a sus propias necesidades.
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
EMPRESA________________________ ÁREA _________________ ELABORADO ____________________ FECHA ______________
GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO
(Código) FUENTE
FACTOR RIESGO SECCIÓN AFECTADA PUESTOS AFECTADOS No EXP GRADO PELIGRO
Resultado MÉTODO DE CONTROL INSTALADO MÉTODO DE CONTROL RECOMEN-
DADO
P E C G.P F M H
Ahora se presenta un ejemplo que le servirá como prototipo para aplicar la técnica de diligenciamiento de este formato.
Iniciemos nuestro imaginario recorrido por la empresa de Maderas XY. Esta empresa tiene como actividad producir muebles y para ello tiene destinada un área para producción y un área para pinturas. Empezaremos nuestra tarea de inspección por el área de ebanistería:
Antes de ingresar alcanzamos a percibir un fuerte ruido, cuya fuente pudimos localizar posteriormente en las tres (3) sierras circulares y una (1) pulidora.
Pasamos a identificar las secciones y los trabajadores que pudieran verse afectados por dicho ruido. Pudimos constatar que el ruido contaminaba la sección del taller de ebanistería en el que laboran tres (3) operarios, dos (2) ayudantes de las sierras circulares y un (1) operario de la pulidora de maderas. El mismo ruido contamina la sección de la oficina en la que laboran dos (2) supervisores y una (1) secretaria. El tiempo de exposición de estos trabajadores es de 8 horas.
Seguimos examinando la Lista de Verificación de Factores de Riesgo y detectamos polvo de maderas y aserrín en el ambiente. Al observar las máquinas identificamos que este polvo es producido por la máquina pulidora y alcanza a contaminar toda la sección del taller de ebanistería, afectando a tres (3) operarios de las sierras, dos (2) ayudantes y obviamente a un (1) operario de la pulidora. El tiempo de operación de la máquina pulidora es de 5 horas en la jornada.
Observe la forma como se consignan en el formato los datos obtenidos hasta el momento de la inspección:
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO HALLADOS
EMPRESA: XY ÁREA: Taller de Ebanistería FECHA:
GRUPO DE RIESGO FACTORES DE RIESGO HALLADOS FUENTE GENERADORA SECCION AFECTADA PUESTOS DE TRABAJO AFECTADOS No. De EXPUESTOS Grado de Peligro
P E
2. Contaminantes físicos Ruido
2A
Sierras Circulares 1,2,3
Pulidora 1 Taller de
Ebanistería Operarios de Sierra Circular No. 1,2,3 3
Pulidora 1 2
operario pulidora 1
Oficina supervisión Supervisor Secretaria 2
1
3. Contaminantes químicos
Polvo de madera aserrín
2E
Pulidora 1 Operario de sierra circular 3
Taller de ebanistería. Ayudante 2
Operario de pulidora 1
Recuerde aquí la importancia del uso de la convención alfanumérica y gráfica para ilustrar cada factor de riesgo, ya que será utilizada para graficarlos en el plano del área estudiada (Mapa de Factores de Riesgo). Se sugiere esta forma:
Grupo 2: Factores de riesgo contaminantes del ambiente. Tipo Físico 2A – Ruido
Grupo 2: Factores contaminantes del ambiente. Tipo químico 2E – Polvo
4.3 TABLA DE VALORACIÓN SUBJETIVA DEL GRADO DE PELIGRO
La valoración subjetiva del grado de peligro es un procedimiento que se aplica a cada factor de riesgo hallado (para el ejemplo que se viene desarrollando son el ruido y el polvo de maderas) con el fin de obtener un número que permita darle orden de prioridad para su control. Para ello, sirve de ayuda la Tabla de Valoración Subjetiva del Grado de Peligro, la cual se observa a continuación, con su respectiva explicación.
TABLA DE VALORACIÓN SUBJETIVA
DEL GRADO DE PELIGRO EN SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL
VARIABLES CONDICIÓN INDICADOR PARA ACCIDENTALIDAD INDICADOR PARA
ENFERMEDAD VALORACIÓN
P
PROBABILIDAD
DEL SUCESO
Accidente o Enfermedad
• Máxima
• Alta
• Media
• Baja
• Mínima
• Resultado probable máximo
• Resultado probable alto
• Resultado probable medio
• Resultado probable bajo
• Resultado probable mínimo
10
7
5
2
1
E
EXPOSICIÓN AL FACTOR DE RIESGO
• Continua
• Frecuente
• Ocasional
• Irregular
• Raramente
• Muchas veces al días
• Una vez por día
• Una vez por semana
• Una vez al mes
• Se sabe que ocurre
• Por más de 8 horas/diarias
• Entre 5 horas y < 8 horas/ diarias
• Entre 2 horas y < 5 horas/ diarias
• Entre 1 horas y < 2 horas/ diarias
• Por < 1 hora / día
10
7
5
2
1
C
CONSECUENCIAS PARA LA SALUD y LA INTEGRIDAD FÍSICA
• Fatal
• Invalidez
• Incapacidad Parcial
• Incapacidad Temporal
• Molestias
• Desastres
Varias muertes Toxicidad categoría I
• Grave
Traumas o Heridos graves
Toxicidad categoría II
• Severa
Lesiones con pérdida de integridad física
Toxicidad categoría III
• Importante
Lesiones importantes con ausentismo
Toxicidad categoría IV
• Notable
Lesiones que requieren primeros auxilios
• Patología irreversible a largo plazo
(Cáncer, esterilidad, intoxicación crónica)
• Causa sospechosa de patologías irreversibles
• Patología no empeorable con cese de la exposición al riesgo
(sordera, dermatosis)
• Patologías benignas
Ceden con tratamiento médico
• Molestias
76 - 100
51 - 75
26 - 50
11 - 25
1 - 10
Es importante tener en cuenta que los números de la columna Valoración, así como los de la columna Indicadores, pueden ser cambiados según se convenga en la empresa. Por ejemplo, si se observa la definición matemática de probabilidad, esta variable puede tomar valores entre 0 y 1.
Para encontrar el valor del grado de peligro de un factor de riesgo se utilizan tres variables: (P) Probabilidad del suceso, (E) Exposición al factor de riesgo y (C) Consecuencias para la salud e integridad del trabajador, las cuales se pueden apreciar en la tabla Valoración de Factores de Riesgo. Para asignar un número a cada variable se estableció arbitrariamente una escala numérica, la cual se observa en la columna Valoración.
Observemos el procedimiento para asignar el número de valoración a las variables P, E y C:
• Para la variable P, que se encuentra en la primera fila, basta con escoger en la columna Condición o en las columnas Indicador de Accidente e Indicador de Enfermedad, la opción que desde su percepción le permita establecer si el suceso (accidente / enfermedad) aparecerá con probabilidad entre mínimo y máximo. Tenga en cuenta que a cada opción le corresponde un número en la columna Valoración. Elegido el valor (número de la columna Valoración) escríbalo en la columna P (Probabilidad) del formato de inspección.
• Ahora se valora la variable E (Exposición). Para ello pregúntese si el factor de riesgo puede causar accidente o enfermedad, lo que le permitirá elegir y leer la columna con los indicadores adecuados. Ejemplo: como el factor de riesgo Ruido produce enfermedad, entonces se leen las opciones de la columna con los Indicadores de enfermedad. Nuevamente se escribe en la columna E del formato de inspección el número de valoración correspondiente.
• Por último, se valora la variable C y para ello se sigue el mismo procedimiento que se utilizó para valorar la variable E.
En conclusión, para obtener el grado de peligro basta con reemplazar en las columnas correspondientes el valor numérico asignado a cada variable:
Para una mayor comprensión se aplica en ejemplo anterior:
Se ha dicho que las sierras circulares del ejemplo anterior producen ruido; por lo tanto se debe valorar el grado de peligro que éstas representan para los trabajadores expuestos:
a. Como el ruido causa enfermedad, se deben leer los indicadores de esa columna.
b. Se valora la variable (P) Probabilidad. Como la probabilidad de que los trabajadores se enfermen es máxima, se le asigna la valoración 10.
c. Se valora la variable (E) Exposición. La condición es continua, ya que los trabajadores laboran ocho horas al día; se le asigna la valoración 10.
d. Se valora la variable (C) Consecuencia. La condición resultante es incapacidad parcial, pues la patología no empeora con el cese de la exposición; se le asigna un valor de 50.
e. Ahora se calcula el grado de peligro multiplicando y tenemos entonces:
Estos valores de grado de peligro obtenidos al multiplicar entre sí las variables, se consignan en el formato de inspección en la columna correspondiente al Grado de Peligro (GP), ya que se tendrán en cuenta para “priorizar” el orden en que se atenderán los Factores de Riesgo, situación que será estudiada posteriormente en Panorama de Factores de Riesgo. Observe el formato.
DE RIESGO HALLADOS
FECHA: ELABORADO POR:
No. de GRADO DE PELIGRO MÉTODO DE CONTROL
EXPUESTOS P E C Resultado INSTALADO RECOMENDADO
GP F M H
3 Orejeras adecuadas
2 10 10 50 5000
1 Diseño para encerrar el área
2
1
3 Mascarilla de tela Mascarilla para polvo aserrín
2
1 Campana de extracción.
De igual manera se procede para la valoración del grado de peligro en las otras secciones afectadas. Ahora calcularemos los valores para el factor de riesgo Ruido que afecta la oficina de supervisión; se tiene en cuenta que:
P = Resultado probable alto
E = Tiempo de exposición entre dos (2) y menos de cinco (5) horas diarias
C = La patología que se pudiera presentar no empeora cuando cese la exposición
al riesgo
DE RIESGO HALLADOS
FECHA ELABORADO POR
No. de GRADO DE PELIGRO MÉTODO DE CONTROL
EXPUESTOS P E C Resultado INSTALADO RECOMENDADO
GP F M H
3 Orejeras adecuadas
2 10 10 50 5000
1 Diseño para encerrar el área
2 7 5 50 1750
1
3 Mascarilla de tela. Mascarilla para polvo aserrín
2 10 5 75 3750
1 Campana de extracción.
Use la tabla de valoración y verifique cómo se obtuvo la valoración 3750 para el factor de riesgo polvo de madera y aserrín en la sección taller de ebanistería.
El siguiente formato se utiliza para la consignación de factores de riesgo con los registros de toda la información obtenida durante la inspección y los cálculos correspondientes al grado de peligro para cada factor de riesgo.
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
EMPRESA: Maderas XY AREA: Producción ELABORADO FECHA
GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO
(Código) FUENTE
FACTOR RIESGO Sección AFECTADA PUESTO AFECTADO No EXP GRADO DE PELIGRO
Resul-
tado MÉTODO DE CONTROL INSTALADO METODO DE CONTROL RECOMENDADO
P E C G.P F M H
2
Contami-
nante físico
Ruido
2A
Sierras circulares 1,2,3
Pulidora 1
Taller
ebanistería Operario sierra circular 3
Ayudante 2 10 10 50 5000 Orejeras Diseño para encerramiento
Operario pulidora 1
Oficina supervisor Supervisor
secretaria 2
1 7 5 50 1750
3
Contami-
nante tipo químico
Polvo de madera y aserrín Pulidora 1 Operario
sierra circular 3
10
5
75
3750 Mascarilla para polvos
2E
Taller ebanistería Ayudante 2 Mascarilla tela Campana extractora
Operario pulidora 1
Es muy importante recordar que cada área tendrá su propio formato de Inspección con los factores de riesgo hallados; por lo tanto, existirán tantos formatos como áreas tenga la empresa.
4.3.1 MÉTODOS DE CONTROL INSTALADOS Y RECOMENDADOS
Por último, la columna que corresponde a los métodos de control, a su vez consta de otras dos columnas: una para los métodos de control instalados en la fuente, el medio y el hombre y otra para los métodos de control recomendados. Para su diligenciamiento durante la inspección, se deben observar las medidas de control ya instaladas en la fuente, el medio o el hombre para determinar si el estado de funcionamiento es bueno, regular o no cumple; en este caso se deben hacer las recomendaciones con los correctivos a aplicar.
El desarrollo de un método de control para corregir un factor de riesgo implica un proceso muy delicado; pasa primero por la evaluación objetiva, la cual se logra mediante el uso de instrumentos de medición. Una vez confirmado que el factor de riesgo sí requiere de una intervención, el procedimiento para realizarlo debe seguir el orden que a continuación se enuncia:
4.3.1.1 Control en la fuente (F)
Consiste en corregir la falla o avería en el material, estructura, sistema, equipo, máquina o herramienta que produce el factor de riesgo, usando uno de los siguientes métodos:
a. Mantenimiento preventivo (antes de que suceda el daño)
b. Mantenimiento correctivo (reparando la avería, mejorando los anclajes)
c. Instalando guardas en los puntos de peligro
d. Mejorando o cambiando la sustancia, la máquina o el proceso
e. Adecuando los puestos de trabajo
4.3.1.2 Control en el medio (M)
Si el control en la fuente del factor de riesgo no es posible, se tratará de impedir que el riesgo se difunda en el ambiente, mediante los siguientes métodos:
a. Encerrando el área donde se halle la fuente
b. Aislando la fuente
c. Variando las condiciones ambientales. (humedeciendo, ventilando, iluminando, enfriando o calentando)
4.3.1.3 Control sobre el hombre (H)
Regularmente los problemas generados por los riesgos profesionales se resuelven iniciando este tipo de control; sin embargo ésta debe ser la última opción para proteger la salud del trabajador. Este control debe estar acompañado de los siguientes aspectos:
a. Organización y control del trabajo
b. Evaluación periódica de méritos
c. Capacitación, instrucción, inducción y reinducción
d. Elementos de protección personal
4.4 LOS PLANOS DE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
La elaboración del mapa de factores de riesgo se inicia en el mismo momento de la inspección. Este mapa está previsto para tener una idea más clara de la ubicación de cada uno de los factores de riesgo existentes en el área inspeccionada. El mapa se obtiene elaborando una representación gráfica del lugar con todos los puestos de trabajo; para ello se dibuja un plano que puede ser a mano alzada o por otro medio, preferiblemente a escala y sobre éste se simbolizan los factores de riesgo que hemos detectado y consignado en el formato de inspección. El siguiente es un ejemplo del área de Producción del Taller de Ebanistería en el que se consignaron los factores de riesgo: 2A que corresponde a ruido y 2E que corresponde a polvos.
EJERCICIO DE APLICACIÓN
Para dar aplicación y reforzar lo estudiado en esta unidad, el SENA le propone realizar el siguiente ejercicio donde Usted realizará una inspección de factores de riesgo del área de pintura de la misma empresa, en la cual se encuentran la sección del taller de pintura y la sección de oficina de control calidad.
Este ejemplo se tomará para elaborar posteriormente el panorama de factores de riesgo.
Recuerde que existen los siguientes factores de riesgo: la aireación natural es deficiente y su fuente generadora es la falta de ventanas. Las secciones afectadas son el Taller de Pintura y la Oficina de Control de Calidad.
En el Taller de Pintura laboran cinco (5) pintores y dos (2) ayudantes. Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es media o resultado probable medio (valoración = 5). El tiempo de exposición es de 5 horas diarias (valoración = 5) y se estima que las consecuencias para la salud (C) son Molestias (valoración = 5).
En la sección de la oficina de Control de Calidad desempeñan esta labor dos supervisores. El grado de peligro se valora con una probabilidad (P) alta (valoración = 7), pues tiene una exposición al riesgo hasta de cinco horas diarias (valoración = 5) y la consecuencia puede ser Molestias (valoración = 5). Se sugiere como método para controlar este riesgo, abrir ventanas en proporción de 1/8 del área ocupada por el taller y diseñar un sistema de ventilación que facilite la circulación del aire, pues las condiciones actuales pueden generar pérdida de agudeza visual, cefaleas y un ambiente propenso a los accidentes..
La falta de aireación expone al personal de estas dos secciones a trabajar en un ambiente caluroso y esto genera un ambiente molesto.
Otro factor de riesgo hallado en la sección de pintura, son los niveles de iluminación deficiente originados por la falta de ventanas y número insuficiente de lámparas. Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10). La exposición a este riesgo es hasta de cinco horas diarias (valoración = 5) y las posibles consecuencias para la salud de los trabajadores son patologías benignas (valoración = 20). El personal expuesto es de cinco (5) pintores y dos (2) ayudantes.
Se halló además como factor de riesgo contaminante de tipo químico en el taller de pintura, el rocío de pintura Epóxica cuya fuente generadora es la aplicación de pintura con pistola aspersora. El personal expuesto es el mismo: 5 pintores y 2 ayudantes.
Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10), a pesar de las máscaras con que están dotados los 5 pintores y los 2 ayudantes. El tiempo de exposición es de 5 horas al día (valoración = 5) y las consecuencias para la salud de los trabajadores pueden ser bronquitis, dermatitis, cáncer de pulmón (valoración = 75). Se recomienda diseñar en esta sección una cabina de extracción de vapores.
La sección de la oficina de control de calidad donde se localiza el puesto de trabajo de 2 supervisores de control de calidad, también se encuentra afectada por este riesgo; al evaluar el grado de peligro se encuentra que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10), para un tiempo de exposición hasta de 5 horas al día (valoración = 5) y la posible consecuencia es causa sospechosa de los anteriores efectos (valoración = 51). Se sugiere diseñar un encerramiento para esta oficina.
La exposición al rocío de pintura epóxica puede generar bronquitis, dermatosis y cáncer de pulmón en los pintores, ayudantes y supervisores.
Compare sus registros con la información del cuadro que se presenta más adelante, como respuesta a este ejercicio.
RESPUESTA AL EJERCICIO DE APLICACIÓN
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
Empresa: Maderas XY Área: Taller de pinturas Elaborado: Fecha:
GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO
(Código) FUENTE
FACTOR RIESGO SECCIÓN AFECTADA PUESTOS AFECTADOS No EXP GRADO DE PELIGRO
RESULTADO MÉTODO DE CONTROL INSTALADO MÉTODO DE CONTROL RECOMENDADO
P E C G.P F M H
1
Microclima
Aireación natural deficiente
Faltan ventanales Taller de pinturas Pintores
Ayudantes 5
2 5 5 10 250 Abrir ventanas en proporción a
1/8 del área
del taller
Diseñar sistema de ventilación
Oficina Control Calidad Supervisor control calidad 2 7 5 5 175
Nivel luz natural deficiente • Faltan ventanas
• Número de luminarias inadecuado Taller pinturas Pintores
ayudantes 5
2 10 5 20 1000 Abrir ventanas
Diseñar sistema de iluminación
2
Contami-
nante ambiental tipo químico Rocío de pintura Epóxica Pistolas aspersoras Taller pinturas Pintores
ayudantes 5
2 10 5 75 3750 Mas-
ca-
rilla Diseñar cabina
de extracción
Oficina Control Calidad Supervisor control calidad 2 10 5 51 2550 Diseñar
encerramiento
ANEXO
DIAGRAMA DE BLOQUES
SECUENCIA METODOLÓGICA PARA LA PREVENCIÓN
DE LOS FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALES
LISTA DE VERIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO
GRUPO FACTOR DE RIESGO CÓDIGO DESCRIPCIÓN
1 Del ambiente de trabajo.
Microclima 1A Temperatura extrema : calor o frío
1B Humedad relativa o presencia de agua
1C Aireación natural inadecuada
1D Niveles de luz natural inadecuados
1F Presiones barométricas inusuales
2 Contaminantes del ambiente
tipo físico 2A Ruido
2B Vibraciones
2C Radiación ionizantes: alfa, beta, rayos x, gamma
2D Radiaciones no ionizantes: luz visible directa; ultravioleta (UV), infrarroja (IR), láser
Contaminantes del ambiente
tipo químico 2E Polvo
2F Humo
2G Rocío
2H Niebla
2I Vapores, gases
2J Ácidos, bases
2K Disolvente
2L Desechos
2M Plaguicidas
Contaminantes del ambiente
tipo biológico 2N Vectores
2Ñ Animales venenosos o enfermos
2O Plantas venenosas o urticantes
2P Microorganismos
2Q Parásitos macroscópicos
3 De insalubridad 3A Basuras
3B Aseo servicios sanitarios
3C Alcantarillado
3D Lavatorio insalubre
3E Ropa trabajo faltante
3F Zona de alimentación
3G Vestier
3H Abastos agua
3I Suministro elementos aseo
4 Productores de sobrecarga física 4A Posiciones inadecuadas: sentado, parado acostado
4B Postura corporal inadecuada: encorvado, rotado, flexionado, extendido, encogido
4C Tipo de trabajo: liviano, moderado, pesado, dinámico, estático
4D Organización trabajo: jornada, ritmo, descanso, incentivo, exceso atención
5 Productores de sobrecarga síquica 5A Turnos: rotativos nocturnos
5B Tarea monótona rutinaria fragmentadas repetitivas sin valorar
5C Alta concentración
5D Estilo de mando
5E Amenaza seguridad laboral y extralaboral
5F Relaciones tensas
5G Alta decisión y responsabilidad
5H Políticas de estabilidad
6 Productores de inseguridad
tipo mecánico 6A Máquinas peligrosas sin protecciones
6B Motores primarios peligrosos
6C Herramientas manuales defectuosas
6D Vehículos de pasajeros, carga mal mantenida
6E Bandas transportadoras
6F Sistemas de izar
Productores de inseguridad
tipo físico-químico 6G Sustancias o materiales: combustibles / inflamable / reactivos productores de incendio
6H Sustancias o materiales: combustibles / inflamable / reactivos productores de explosiones
6I Incendio por corto circuito
6J Incendios por llamas abiertas, descargas eléctricas
Productores de inseguridad
tipo locativo 6K Estado de techos
6L Estado de paredes, ventanas
6M Estado de pisos
6N Estado de escaleras
6Ñ Puertas de interiores y salidas
6R Zonas de almacenamiento
6S Zona vecinos
6T Desorden y desaseo
6O Vías y pasillos
6P Distribución de puestos
6Q Estado instalación eléctrica
6X Trabajos en alturas o profundidades
6Y Áreas abiertas, descargas eléctricas
6Z Superficies de trabajo inadecuadas de trabajo y máquinas
Cartilla No. 3
PREVENCIÓN DE FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALES
La prevención de los riesgos ocupacionales se constituye en la actividad fundamental de la Salud Ocupacional. Muchos son los proverbios que ilustran la importancia de la prevención y uno de ellos es “Vale más prevenir que tener que curar”.
Pero la prevención por sí sola no es una tarea fácil y además carente de metodología; por el contrario, se necesitan conocimientos multidisciplinarios y organización empresarial para poder llevarla a cabo, de tal manera que se garantice su pertinencia y eficacia. El SENA le propone en este curso, realizar una evaluación sobre su participación como persona, para crear una cultura del autocuidado que permita detectar, reducir o eliminar los riesgos en su entorno oportunamente.
A continuación Usted podrá observar en el esquema los pasos de la secuencia metodológica seguida en la prevención de los factores de riesgo y además, lo invitamos a realizar en esta unidad la actividad correspondiente a Inspección de Áreas.
1. OBJETIVO
Realizar inspecciones de seguridad para recolectar la información que conduzca a la elaboración del Panorama de los Factores de Riesgo en las diferentes áreas de trabajo de su empresa, aplicando la metodología para valorar subjetivamente el grado de peligro.
2. INSPECCIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL
Por inspección de seguridad e higiene ocupacional se entiende la actividad mediante la cual se IDENTIFICAN y LOCALIZAN los diferentes factores de riesgo presentes en las áreas de trabajo de la empresa, para luego seleccionar las alternativas de control apropiadas, antes de que se presenten los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales.
Los procesos que se realizan en las diferentes empresas obligan a efectuar inspecciones de seguridad e higiene ocupacional efectivas, con el fin de mantener a los empresarios y trabajadores informados sobre los problemas que pueden afectar adversamente la competitividad de las empresas, la salud y la integridad física de los trabajadores.
REFLEXIÓN… La responsabilidad que tienen los trabajadores de todos los niveles jerárquicos de una empresa frente a las Inspecciones de Seguridad e Higiene Ocupacional, es la de participar activamente aportando la información valiosa que tienen de su diario contacto con la realidad en su trabajo y de su ambiente laboral.
A continuación se analiza la técnica de inspección de seguridad e higiene ocupacional, que es la base del éxito de los Programas de Salud Ocupacional.
3. APLICACIONES DE LA TÉCNICA DE INSPECCIÓN
Esta técnica permite iniciar un proceso de prevención que conduce a:
• Levantar el panorama de factores de riesgo
• Realizar el seguimiento a las acciones de control
4. INSPECCIÓN GENERAL SISTEMÁTICA
Esta modalidad de inspección requiere de una preparación previa y conocimientos sobre qué y dónde se van a buscar los factores de riesgo. La inspección previamente planeada según las necesidades, puede realizarse en todas las áreas de la empresa o solo en las partes críticas para actualizar la información.
Para realizarla se deben utilizar los siguientes instrumentos:
a. La lista de verificación de factores de riesgo
b. Formato de inspección para consignar los factores de riesgo hallados
c. Tabla de valoración subjetiva del grado de peligro
d. Los planos de las áreas de la empresa
A continuación analizaremos cada uno de ellos.
4.1 LISTA DE VERIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO
Una lista de verificación típica debe elaborarse por escrito e incluir todos los factores de riesgo que puedan presentarse en la empresa, de tal manera que nos permita su observación sistemática, como puede observarse en el Anexo.
Tenga presente que esta lista será utilizada para recordar fácilmente la observación y el registro de los factores de riesgo encontrados en el momento de la inspección. Para ello siga el orden propuesto.
El SENA lo invita a elaborar una guía de inspección de factores de riesgo para su puesto de trabajo. Tenga en cuenta las convenciones establecidas.
4.2 FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
El formato de inspección para consignar los distintos factores de riesgo presentes en las áreas de la empresa, es una matriz que permite la anotación ordenada de las observaciones practicadas. Recuerde que se debe elaborar un formato por cada una de las áreas inspeccionadas. El formato sugerido consta de las siguientes columnas:
• Grupo de riesgo
• Factor de riesgo
• Fuente generadora del riesgo
• Secciones afectadas
• Puestos de trabajo afectados
• Número de trabajadores expuestos
• Grado de peligro: probabilidad, exposición, consecuencia
• Resultado de grado de peligro
• Método de control instalado y control en la fuente (F), el medio (M) o en el hombre (H) y el control recomendado.
A continuación se presenta un modelo de formato de inspección y la forma como se consignan en éste los datos obtenidos. Ahora elabore sus formatos de inspección en cantidad suficiente para que al finalizar este estudio, practique y lo pueda aplicar a sus propias necesidades.
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
EMPRESA________________________ ÁREA _________________ ELABORADO ____________________ FECHA ______________
GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO
(Código) FUENTE
FACTOR RIESGO SECCIÓN AFECTADA PUESTOS AFECTADOS No EXP GRADO PELIGRO
Resultado MÉTODO DE CONTROL INSTALADO MÉTODO DE CONTROL RECOMEN-
DADO
P E C G.P F M H
Ahora se presenta un ejemplo que le servirá como prototipo para aplicar la técnica de diligenciamiento de este formato.
Iniciemos nuestro imaginario recorrido por la empresa de Maderas XY. Esta empresa tiene como actividad producir muebles y para ello tiene destinada un área para producción y un área para pinturas. Empezaremos nuestra tarea de inspección por el área de ebanistería:
Antes de ingresar alcanzamos a percibir un fuerte ruido, cuya fuente pudimos localizar posteriormente en las tres (3) sierras circulares y una (1) pulidora.
Pasamos a identificar las secciones y los trabajadores que pudieran verse afectados por dicho ruido. Pudimos constatar que el ruido contaminaba la sección del taller de ebanistería en el que laboran tres (3) operarios, dos (2) ayudantes de las sierras circulares y un (1) operario de la pulidora de maderas. El mismo ruido contamina la sección de la oficina en la que laboran dos (2) supervisores y una (1) secretaria. El tiempo de exposición de estos trabajadores es de 8 horas.
Seguimos examinando la Lista de Verificación de Factores de Riesgo y detectamos polvo de maderas y aserrín en el ambiente. Al observar las máquinas identificamos que este polvo es producido por la máquina pulidora y alcanza a contaminar toda la sección del taller de ebanistería, afectando a tres (3) operarios de las sierras, dos (2) ayudantes y obviamente a un (1) operario de la pulidora. El tiempo de operación de la máquina pulidora es de 5 horas en la jornada.
Observe la forma como se consignan en el formato los datos obtenidos hasta el momento de la inspección:
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO HALLADOS
EMPRESA: XY ÁREA: Taller de Ebanistería FECHA:
GRUPO DE RIESGO FACTORES DE RIESGO HALLADOS FUENTE GENERADORA SECCION AFECTADA PUESTOS DE TRABAJO AFECTADOS No. De EXPUESTOS Grado de Peligro
P E
2. Contaminantes físicos Ruido
2A
Sierras Circulares 1,2,3
Pulidora 1 Taller de
Ebanistería Operarios de Sierra Circular No. 1,2,3 3
Pulidora 1 2
operario pulidora 1
Oficina supervisión Supervisor Secretaria 2
1
3. Contaminantes químicos
Polvo de madera aserrín
2E
Pulidora 1 Operario de sierra circular 3
Taller de ebanistería. Ayudante 2
Operario de pulidora 1
Recuerde aquí la importancia del uso de la convención alfanumérica y gráfica para ilustrar cada factor de riesgo, ya que será utilizada para graficarlos en el plano del área estudiada (Mapa de Factores de Riesgo). Se sugiere esta forma:
Grupo 2: Factores de riesgo contaminantes del ambiente. Tipo Físico 2A – Ruido
Grupo 2: Factores contaminantes del ambiente. Tipo químico 2E – Polvo
4.3 TABLA DE VALORACIÓN SUBJETIVA DEL GRADO DE PELIGRO
La valoración subjetiva del grado de peligro es un procedimiento que se aplica a cada factor de riesgo hallado (para el ejemplo que se viene desarrollando son el ruido y el polvo de maderas) con el fin de obtener un número que permita darle orden de prioridad para su control. Para ello, sirve de ayuda la Tabla de Valoración Subjetiva del Grado de Peligro, la cual se observa a continuación, con su respectiva explicación.
TABLA DE VALORACIÓN SUBJETIVA
DEL GRADO DE PELIGRO EN SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL
VARIABLES CONDICIÓN INDICADOR PARA ACCIDENTALIDAD INDICADOR PARA
ENFERMEDAD VALORACIÓN
P
PROBABILIDAD
DEL SUCESO
Accidente o Enfermedad
• Máxima
• Alta
• Media
• Baja
• Mínima
• Resultado probable máximo
• Resultado probable alto
• Resultado probable medio
• Resultado probable bajo
• Resultado probable mínimo
10
7
5
2
1
E
EXPOSICIÓN AL FACTOR DE RIESGO
• Continua
• Frecuente
• Ocasional
• Irregular
• Raramente
• Muchas veces al días
• Una vez por día
• Una vez por semana
• Una vez al mes
• Se sabe que ocurre
• Por más de 8 horas/diarias
• Entre 5 horas y < 8 horas/ diarias
• Entre 2 horas y < 5 horas/ diarias
• Entre 1 horas y < 2 horas/ diarias
• Por < 1 hora / día
10
7
5
2
1
C
CONSECUENCIAS PARA LA SALUD y LA INTEGRIDAD FÍSICA
• Fatal
• Invalidez
• Incapacidad Parcial
• Incapacidad Temporal
• Molestias
• Desastres
Varias muertes Toxicidad categoría I
• Grave
Traumas o Heridos graves
Toxicidad categoría II
• Severa
Lesiones con pérdida de integridad física
Toxicidad categoría III
• Importante
Lesiones importantes con ausentismo
Toxicidad categoría IV
• Notable
Lesiones que requieren primeros auxilios
• Patología irreversible a largo plazo
(Cáncer, esterilidad, intoxicación crónica)
• Causa sospechosa de patologías irreversibles
• Patología no empeorable con cese de la exposición al riesgo
(sordera, dermatosis)
• Patologías benignas
Ceden con tratamiento médico
• Molestias
76 - 100
51 - 75
26 - 50
11 - 25
1 - 10
Es importante tener en cuenta que los números de la columna Valoración, así como los de la columna Indicadores, pueden ser cambiados según se convenga en la empresa. Por ejemplo, si se observa la definición matemática de probabilidad, esta variable puede tomar valores entre 0 y 1.
Para encontrar el valor del grado de peligro de un factor de riesgo se utilizan tres variables: (P) Probabilidad del suceso, (E) Exposición al factor de riesgo y (C) Consecuencias para la salud e integridad del trabajador, las cuales se pueden apreciar en la tabla Valoración de Factores de Riesgo. Para asignar un número a cada variable se estableció arbitrariamente una escala numérica, la cual se observa en la columna Valoración.
Observemos el procedimiento para asignar el número de valoración a las variables P, E y C:
• Para la variable P, que se encuentra en la primera fila, basta con escoger en la columna Condición o en las columnas Indicador de Accidente e Indicador de Enfermedad, la opción que desde su percepción le permita establecer si el suceso (accidente / enfermedad) aparecerá con probabilidad entre mínimo y máximo. Tenga en cuenta que a cada opción le corresponde un número en la columna Valoración. Elegido el valor (número de la columna Valoración) escríbalo en la columna P (Probabilidad) del formato de inspección.
• Ahora se valora la variable E (Exposición). Para ello pregúntese si el factor de riesgo puede causar accidente o enfermedad, lo que le permitirá elegir y leer la columna con los indicadores adecuados. Ejemplo: como el factor de riesgo Ruido produce enfermedad, entonces se leen las opciones de la columna con los Indicadores de enfermedad. Nuevamente se escribe en la columna E del formato de inspección el número de valoración correspondiente.
• Por último, se valora la variable C y para ello se sigue el mismo procedimiento que se utilizó para valorar la variable E.
En conclusión, para obtener el grado de peligro basta con reemplazar en las columnas correspondientes el valor numérico asignado a cada variable:
Para una mayor comprensión se aplica en ejemplo anterior:
Se ha dicho que las sierras circulares del ejemplo anterior producen ruido; por lo tanto se debe valorar el grado de peligro que éstas representan para los trabajadores expuestos:
a. Como el ruido causa enfermedad, se deben leer los indicadores de esa columna.
b. Se valora la variable (P) Probabilidad. Como la probabilidad de que los trabajadores se enfermen es máxima, se le asigna la valoración 10.
c. Se valora la variable (E) Exposición. La condición es continua, ya que los trabajadores laboran ocho horas al día; se le asigna la valoración 10.
d. Se valora la variable (C) Consecuencia. La condición resultante es incapacidad parcial, pues la patología no empeora con el cese de la exposición; se le asigna un valor de 50.
e. Ahora se calcula el grado de peligro multiplicando y tenemos entonces:
Estos valores de grado de peligro obtenidos al multiplicar entre sí las variables, se consignan en el formato de inspección en la columna correspondiente al Grado de Peligro (GP), ya que se tendrán en cuenta para “priorizar” el orden en que se atenderán los Factores de Riesgo, situación que será estudiada posteriormente en Panorama de Factores de Riesgo. Observe el formato.
DE RIESGO HALLADOS
FECHA: ELABORADO POR:
No. de GRADO DE PELIGRO MÉTODO DE CONTROL
EXPUESTOS P E C Resultado INSTALADO RECOMENDADO
GP F M H
3 Orejeras adecuadas
2 10 10 50 5000
1 Diseño para encerrar el área
2
1
3 Mascarilla de tela Mascarilla para polvo aserrín
2
1 Campana de extracción.
De igual manera se procede para la valoración del grado de peligro en las otras secciones afectadas. Ahora calcularemos los valores para el factor de riesgo Ruido que afecta la oficina de supervisión; se tiene en cuenta que:
P = Resultado probable alto
E = Tiempo de exposición entre dos (2) y menos de cinco (5) horas diarias
C = La patología que se pudiera presentar no empeora cuando cese la exposición
al riesgo
DE RIESGO HALLADOS
FECHA ELABORADO POR
No. de GRADO DE PELIGRO MÉTODO DE CONTROL
EXPUESTOS P E C Resultado INSTALADO RECOMENDADO
GP F M H
3 Orejeras adecuadas
2 10 10 50 5000
1 Diseño para encerrar el área
2 7 5 50 1750
1
3 Mascarilla de tela. Mascarilla para polvo aserrín
2 10 5 75 3750
1 Campana de extracción.
Use la tabla de valoración y verifique cómo se obtuvo la valoración 3750 para el factor de riesgo polvo de madera y aserrín en la sección taller de ebanistería.
El siguiente formato se utiliza para la consignación de factores de riesgo con los registros de toda la información obtenida durante la inspección y los cálculos correspondientes al grado de peligro para cada factor de riesgo.
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
EMPRESA: Maderas XY AREA: Producción ELABORADO FECHA
GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO
(Código) FUENTE
FACTOR RIESGO Sección AFECTADA PUESTO AFECTADO No EXP GRADO DE PELIGRO
Resul-
tado MÉTODO DE CONTROL INSTALADO METODO DE CONTROL RECOMENDADO
P E C G.P F M H
2
Contami-
nante físico
Ruido
2A
Sierras circulares 1,2,3
Pulidora 1
Taller
ebanistería Operario sierra circular 3
Ayudante 2 10 10 50 5000 Orejeras Diseño para encerramiento
Operario pulidora 1
Oficina supervisor Supervisor
secretaria 2
1 7 5 50 1750
3
Contami-
nante tipo químico
Polvo de madera y aserrín Pulidora 1 Operario
sierra circular 3
10
5
75
3750 Mascarilla para polvos
2E
Taller ebanistería Ayudante 2 Mascarilla tela Campana extractora
Operario pulidora 1
Es muy importante recordar que cada área tendrá su propio formato de Inspección con los factores de riesgo hallados; por lo tanto, existirán tantos formatos como áreas tenga la empresa.
4.3.1 MÉTODOS DE CONTROL INSTALADOS Y RECOMENDADOS
Por último, la columna que corresponde a los métodos de control, a su vez consta de otras dos columnas: una para los métodos de control instalados en la fuente, el medio y el hombre y otra para los métodos de control recomendados. Para su diligenciamiento durante la inspección, se deben observar las medidas de control ya instaladas en la fuente, el medio o el hombre para determinar si el estado de funcionamiento es bueno, regular o no cumple; en este caso se deben hacer las recomendaciones con los correctivos a aplicar.
El desarrollo de un método de control para corregir un factor de riesgo implica un proceso muy delicado; pasa primero por la evaluación objetiva, la cual se logra mediante el uso de instrumentos de medición. Una vez confirmado que el factor de riesgo sí requiere de una intervención, el procedimiento para realizarlo debe seguir el orden que a continuación se enuncia:
4.3.1.1 Control en la fuente (F)
Consiste en corregir la falla o avería en el material, estructura, sistema, equipo, máquina o herramienta que produce el factor de riesgo, usando uno de los siguientes métodos:
a. Mantenimiento preventivo (antes de que suceda el daño)
b. Mantenimiento correctivo (reparando la avería, mejorando los anclajes)
c. Instalando guardas en los puntos de peligro
d. Mejorando o cambiando la sustancia, la máquina o el proceso
e. Adecuando los puestos de trabajo
4.3.1.2 Control en el medio (M)
Si el control en la fuente del factor de riesgo no es posible, se tratará de impedir que el riesgo se difunda en el ambiente, mediante los siguientes métodos:
a. Encerrando el área donde se halle la fuente
b. Aislando la fuente
c. Variando las condiciones ambientales. (humedeciendo, ventilando, iluminando, enfriando o calentando)
4.3.1.3 Control sobre el hombre (H)
Regularmente los problemas generados por los riesgos profesionales se resuelven iniciando este tipo de control; sin embargo ésta debe ser la última opción para proteger la salud del trabajador. Este control debe estar acompañado de los siguientes aspectos:
a. Organización y control del trabajo
b. Evaluación periódica de méritos
c. Capacitación, instrucción, inducción y reinducción
d. Elementos de protección personal
4.4 LOS PLANOS DE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
La elaboración del mapa de factores de riesgo se inicia en el mismo momento de la inspección. Este mapa está previsto para tener una idea más clara de la ubicación de cada uno de los factores de riesgo existentes en el área inspeccionada. El mapa se obtiene elaborando una representación gráfica del lugar con todos los puestos de trabajo; para ello se dibuja un plano que puede ser a mano alzada o por otro medio, preferiblemente a escala y sobre éste se simbolizan los factores de riesgo que hemos detectado y consignado en el formato de inspección. El siguiente es un ejemplo del área de Producción del Taller de Ebanistería en el que se consignaron los factores de riesgo: 2A que corresponde a ruido y 2E que corresponde a polvos.
EJERCICIO DE APLICACIÓN
Para dar aplicación y reforzar lo estudiado en esta unidad, el SENA le propone realizar el siguiente ejercicio donde Usted realizará una inspección de factores de riesgo del área de pintura de la misma empresa, en la cual se encuentran la sección del taller de pintura y la sección de oficina de control calidad.
Este ejemplo se tomará para elaborar posteriormente el panorama de factores de riesgo.
Recuerde que existen los siguientes factores de riesgo: la aireación natural es deficiente y su fuente generadora es la falta de ventanas. Las secciones afectadas son el Taller de Pintura y la Oficina de Control de Calidad.
En el Taller de Pintura laboran cinco (5) pintores y dos (2) ayudantes. Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es media o resultado probable medio (valoración = 5). El tiempo de exposición es de 5 horas diarias (valoración = 5) y se estima que las consecuencias para la salud (C) son Molestias (valoración = 5).
En la sección de la oficina de Control de Calidad desempeñan esta labor dos supervisores. El grado de peligro se valora con una probabilidad (P) alta (valoración = 7), pues tiene una exposición al riesgo hasta de cinco horas diarias (valoración = 5) y la consecuencia puede ser Molestias (valoración = 5). Se sugiere como método para controlar este riesgo, abrir ventanas en proporción de 1/8 del área ocupada por el taller y diseñar un sistema de ventilación que facilite la circulación del aire, pues las condiciones actuales pueden generar pérdida de agudeza visual, cefaleas y un ambiente propenso a los accidentes..
La falta de aireación expone al personal de estas dos secciones a trabajar en un ambiente caluroso y esto genera un ambiente molesto.
Otro factor de riesgo hallado en la sección de pintura, son los niveles de iluminación deficiente originados por la falta de ventanas y número insuficiente de lámparas. Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10). La exposición a este riesgo es hasta de cinco horas diarias (valoración = 5) y las posibles consecuencias para la salud de los trabajadores son patologías benignas (valoración = 20). El personal expuesto es de cinco (5) pintores y dos (2) ayudantes.
Se halló además como factor de riesgo contaminante de tipo químico en el taller de pintura, el rocío de pintura Epóxica cuya fuente generadora es la aplicación de pintura con pistola aspersora. El personal expuesto es el mismo: 5 pintores y 2 ayudantes.
Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10), a pesar de las máscaras con que están dotados los 5 pintores y los 2 ayudantes. El tiempo de exposición es de 5 horas al día (valoración = 5) y las consecuencias para la salud de los trabajadores pueden ser bronquitis, dermatitis, cáncer de pulmón (valoración = 75). Se recomienda diseñar en esta sección una cabina de extracción de vapores.
La sección de la oficina de control de calidad donde se localiza el puesto de trabajo de 2 supervisores de control de calidad, también se encuentra afectada por este riesgo; al evaluar el grado de peligro se encuentra que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10), para un tiempo de exposición hasta de 5 horas al día (valoración = 5) y la posible consecuencia es causa sospechosa de los anteriores efectos (valoración = 51). Se sugiere diseñar un encerramiento para esta oficina.
La exposición al rocío de pintura epóxica puede generar bronquitis, dermatosis y cáncer de pulmón en los pintores, ayudantes y supervisores.
Compare sus registros con la información del cuadro que se presenta más adelante, como respuesta a este ejercicio.
RESPUESTA AL EJERCICIO DE APLICACIÓN
FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO
Empresa: Maderas XY Área: Taller de pinturas Elaborado: Fecha:
GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO
(Código) FUENTE
FACTOR RIESGO SECCIÓN AFECTADA PUESTOS AFECTADOS No EXP GRADO DE PELIGRO
RESULTADO MÉTODO DE CONTROL INSTALADO MÉTODO DE CONTROL RECOMENDADO
P E C G.P F M H
1
Microclima
Aireación natural deficiente
Faltan ventanales Taller de pinturas Pintores
Ayudantes 5
2 5 5 10 250 Abrir ventanas en proporción a
1/8 del área
del taller
Diseñar sistema de ventilación
Oficina Control Calidad Supervisor control calidad 2 7 5 5 175
Nivel luz natural deficiente • Faltan ventanas
• Número de luminarias inadecuado Taller pinturas Pintores
ayudantes 5
2 10 5 20 1000 Abrir ventanas
Diseñar sistema de iluminación
2
Contami-
nante ambiental tipo químico Rocío de pintura Epóxica Pistolas aspersoras Taller pinturas Pintores
ayudantes 5
2 10 5 75 3750 Mas-
ca-
rilla Diseñar cabina
de extracción
Oficina Control Calidad Supervisor control calidad 2 10 5 51 2550 Diseñar
encerramiento
ANEXO
DIAGRAMA DE BLOQUES
SECUENCIA METODOLÓGICA PARA LA PREVENCIÓN
DE LOS FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALES
LISTA DE VERIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO
GRUPO FACTOR DE RIESGO CÓDIGO DESCRIPCIÓN
1 Del ambiente de trabajo.
Microclima 1A Temperatura extrema : calor o frío
1B Humedad relativa o presencia de agua
1C Aireación natural inadecuada
1D Niveles de luz natural inadecuados
1F Presiones barométricas inusuales
2 Contaminantes del ambiente
tipo físico 2A Ruido
2B Vibraciones
2C Radiación ionizantes: alfa, beta, rayos x, gamma
2D Radiaciones no ionizantes: luz visible directa; ultravioleta (UV), infrarroja (IR), láser
Contaminantes del ambiente
tipo químico 2E Polvo
2F Humo
2G Rocío
2H Niebla
2I Vapores, gases
2J Ácidos, bases
2K Disolvente
2L Desechos
2M Plaguicidas
Contaminantes del ambiente
tipo biológico 2N Vectores
2Ñ Animales venenosos o enfermos
2O Plantas venenosas o urticantes
2P Microorganismos
2Q Parásitos macroscópicos
3 De insalubridad 3A Basuras
3B Aseo servicios sanitarios
3C Alcantarillado
3D Lavatorio insalubre
3E Ropa trabajo faltante
3F Zona de alimentación
3G Vestier
3H Abastos agua
3I Suministro elementos aseo
4 Productores de sobrecarga física 4A Posiciones inadecuadas: sentado, parado acostado
4B Postura corporal inadecuada: encorvado, rotado, flexionado, extendido, encogido
4C Tipo de trabajo: liviano, moderado, pesado, dinámico, estático
4D Organización trabajo: jornada, ritmo, descanso, incentivo, exceso atención
5 Productores de sobrecarga síquica 5A Turnos: rotativos nocturnos
5B Tarea monótona rutinaria fragmentadas repetitivas sin valorar
5C Alta concentración
5D Estilo de mando
5E Amenaza seguridad laboral y extralaboral
5F Relaciones tensas
5G Alta decisión y responsabilidad
5H Políticas de estabilidad
6 Productores de inseguridad
tipo mecánico 6A Máquinas peligrosas sin protecciones
6B Motores primarios peligrosos
6C Herramientas manuales defectuosas
6D Vehículos de pasajeros, carga mal mantenida
6E Bandas transportadoras
6F Sistemas de izar
Productores de inseguridad
tipo físico-químico 6G Sustancias o materiales: combustibles / inflamable / reactivos productores de incendio
6H Sustancias o materiales: combustibles / inflamable / reactivos productores de explosiones
6I Incendio por corto circuito
6J Incendios por llamas abiertas, descargas eléctricas
Productores de inseguridad
tipo locativo 6K Estado de techos
6L Estado de paredes, ventanas
6M Estado de pisos
6N Estado de escaleras
6Ñ Puertas de interiores y salidas
6R Zonas de almacenamiento
6S Zona vecinos
6T Desorden y desaseo
6O Vías y pasillos
6P Distribución de puestos
6Q Estado instalación eléctrica
6X Trabajos en alturas o profundidades
6Y Áreas abiertas, descargas eléctricas
6Z Superficies de trabajo inadecuadas de trabajo y máquinas
XxSALUD OCUPACIONALxX
SALUD OCUPACIONALTodo peligro es un riesgo, pero no todo riesgo es un peligro. ¿ Está Usted de acuerdo?
En Colombia mediante el Decreto 1281 de 1994 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, se reglamentan las actividades económicas de alto riesgo para la salud del trabajador y mediante el Decreto 1835 de 1994 se reglamentan las actividades económicas de alto riesgo de los servidores públicos. En actividades que son consideradas peligrosas las acciones de promoción, prevención y control que se deben observar, tienen que ser más rigurosas para mantener los niveles de salud ocupacional adecuados en los trabajadores.
Usted está invitado a que observe y compare en su ambiente de trabajo la siguiente clasificación e identifique los diferentes factores de riesgo presentes.
4. CLASIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO
Para el estudio y control de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, existen varias clasificaciones de los factores de riesgo. La siguiente es la clasificación de los factores de riesgo en función de los efectos para la salud e integridad de los trabajadores.
4.1 GRUPO 1: FACTORES DE RIESGO DEL AMBIENTE DE TRABAJO O MICROCLIMA LABORAL
Estas condiciones se caracterizan por estar normalmente presentes en todos los ambientes que habitamos. Su exceso o defecto puede producir alteraciones en la comodidad, la salud y el rendimiento de las personas, convirtiéndose en un factor de riesgo. Entre otros están:
4.2 GRUPO 2: FACTORES DE RIESGO CONTAMINANTES DEL AMBIENTE
4.2.1 De tipo físico (no mecá nicos)
4.2.2 De tipo químico
4.2.3 De tipo biológico
Son todos los organismos o materiales contaminados que se encuentren en los lugares o áreas geográficas de trabajo que pueden transmitir a los trabajadores expuestos patologías, directa o indirectamente
4.3 GRUPO 3: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE INSALUBRIDAD LOCATIVA Y
AMBIENTAL DEFICIENTES
Son aquellos factores de riesgo que se caracterizan por ser fuente de molestias o de posibles enfermedades para el trabajador debido al deficiente servicio, falta o estado inadecuado de sanidad locativa y ambiental deficientes.
4.4 GRUPO 4: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE SOBRECARGA FÍSICA
Son todos aquellos factores de riesgo que causan en el trabajador importante fatiga muscular y además desencadenan o agravan patologías osteomusculares, los cuales se caracterizan por no cumplir con las normas de la ergonomía o por presentar situaciones de orden psicosocial.
4.4.1 De tipo disergonómico:
4.4.2 Existen factores de riesgo de tipo psicosocial debido al tipo y organización del trabajo, que producen importante fatiga muscular en los trabajadores y a su vez afectan la psiquis y las relaciones sociales de los trabajadores en el ámbito laboral y familiar, tales como:
FACTORES
DE RIESGO PSICOSOCIALES TIPO DE TRABAJO • Pesado estático - dinámico
• Leve estático - dinámico
• Moderado estático - dinámico
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO • Duración de la jornada
• Ritmo rápido o lento
• Distribución del descanso
• Horas extras
• Incentivos
• Trabajo nocturno
4.5 GRUPO 5: FACTORES DE RIESGO PSICOSOCIALES PRODUCTORES DE SOBRECARGA PSÍQUICA
Son todos aquellos factores de riesgo generados por la organización del trabajo o de la sociedad circundante (extralaboral), que pueden producir en los trabajadores tensiones emocionales desagradables, repetitivas y prolongadas. Ellos son:
a. Los turnos rotativos
b. Los turnos nocturnos
c. Las tareas monótonas
d. Las tareas repetitivas
e. Alta concentración
f. Inestabilidad laboral
g. Exceso de actividad psíquica y Responsabilidad
h. Inseguridad laboral y extralaboral
i. Alta decisión
j. Tareas fragmentadas
k. Tareas sin valorar
l. Autoritarismo
m. Procedimiento peligroso.
n. Relaciones interpersonales tensas
4.6 GRUPO 6: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE INSEGURIDAD
Son todos aquellos factores que pueden causar accidentes y pérdida de capitales, por el inadecuado o mal estado de funcionamiento o falta de protección en los equipos, materiales, instalaciones o el ambiente. Estos factores de riesgo pueden ser:
4.6.1 De tipo mecánico:
4.6.2 De Tipo físico - químico:
4.6.3 De tipo instalaciones y superficies de trabajo en mal estado
4.6.4 De Tipo procedimientos peligrosos:
4.6.5 De tipo orden y aseo deficientes
. CONSECUENCIAS DE LOS FACTORES DE RIESGO
Los factores de riesgo como fuentes de desequilibrio, siempre tendrán un efecto particular dependiendo de sus características.
En toda empresa existen factores de riesgo y lógicamente la posibilidad de que surjan las enfermedades generales ocupacionales y los accidentes. Las consecuencias de éstos, serán el ausentismo de los trabajadores por lesiones y enfermedad y los daños a los equipos y materiales, que al final se traducen en pérdidas, con grandes repercusiones no sólo para la empresa, sino también para su entorno. Observe el siguiente esquema que ilustra con mayor claridad lo expuesto:
Una última reflexión….
Siempre que existan los factores de riesgo en los ambientes de trabajo, también existirán las pérdidas para TODOS; por lo tanto ¿Cuál será su participación en la búsqueda de mecanismos que permitan su eliminación o control? ¿Cuál será la actitud a asumir en lo que respecta a las campañas orientadas a la disminución de los mismos?
El SENA espera que estas reflexiones le permitan brindar a su empresa y al medio su valioso aporte y asumir una cultura de autocuidado para contribuir al control y eliminación de los factores de riesgo
En Colombia mediante el Decreto 1281 de 1994 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, se reglamentan las actividades económicas de alto riesgo para la salud del trabajador y mediante el Decreto 1835 de 1994 se reglamentan las actividades económicas de alto riesgo de los servidores públicos. En actividades que son consideradas peligrosas las acciones de promoción, prevención y control que se deben observar, tienen que ser más rigurosas para mantener los niveles de salud ocupacional adecuados en los trabajadores.
Usted está invitado a que observe y compare en su ambiente de trabajo la siguiente clasificación e identifique los diferentes factores de riesgo presentes.
4. CLASIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO
Para el estudio y control de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, existen varias clasificaciones de los factores de riesgo. La siguiente es la clasificación de los factores de riesgo en función de los efectos para la salud e integridad de los trabajadores.
4.1 GRUPO 1: FACTORES DE RIESGO DEL AMBIENTE DE TRABAJO O MICROCLIMA LABORAL
Estas condiciones se caracterizan por estar normalmente presentes en todos los ambientes que habitamos. Su exceso o defecto puede producir alteraciones en la comodidad, la salud y el rendimiento de las personas, convirtiéndose en un factor de riesgo. Entre otros están:
4.2 GRUPO 2: FACTORES DE RIESGO CONTAMINANTES DEL AMBIENTE
4.2.1 De tipo físico (no mecá nicos)
4.2.2 De tipo químico
4.2.3 De tipo biológico
Son todos los organismos o materiales contaminados que se encuentren en los lugares o áreas geográficas de trabajo que pueden transmitir a los trabajadores expuestos patologías, directa o indirectamente
4.3 GRUPO 3: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE INSALUBRIDAD LOCATIVA Y
AMBIENTAL DEFICIENTES
Son aquellos factores de riesgo que se caracterizan por ser fuente de molestias o de posibles enfermedades para el trabajador debido al deficiente servicio, falta o estado inadecuado de sanidad locativa y ambiental deficientes.
4.4 GRUPO 4: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE SOBRECARGA FÍSICA
Son todos aquellos factores de riesgo que causan en el trabajador importante fatiga muscular y además desencadenan o agravan patologías osteomusculares, los cuales se caracterizan por no cumplir con las normas de la ergonomía o por presentar situaciones de orden psicosocial.
4.4.1 De tipo disergonómico:
4.4.2 Existen factores de riesgo de tipo psicosocial debido al tipo y organización del trabajo, que producen importante fatiga muscular en los trabajadores y a su vez afectan la psiquis y las relaciones sociales de los trabajadores en el ámbito laboral y familiar, tales como:
FACTORES
DE RIESGO PSICOSOCIALES TIPO DE TRABAJO • Pesado estático - dinámico
• Leve estático - dinámico
• Moderado estático - dinámico
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO • Duración de la jornada
• Ritmo rápido o lento
• Distribución del descanso
• Horas extras
• Incentivos
• Trabajo nocturno
4.5 GRUPO 5: FACTORES DE RIESGO PSICOSOCIALES PRODUCTORES DE SOBRECARGA PSÍQUICA
Son todos aquellos factores de riesgo generados por la organización del trabajo o de la sociedad circundante (extralaboral), que pueden producir en los trabajadores tensiones emocionales desagradables, repetitivas y prolongadas. Ellos son:
a. Los turnos rotativos
b. Los turnos nocturnos
c. Las tareas monótonas
d. Las tareas repetitivas
e. Alta concentración
f. Inestabilidad laboral
g. Exceso de actividad psíquica y Responsabilidad
h. Inseguridad laboral y extralaboral
i. Alta decisión
j. Tareas fragmentadas
k. Tareas sin valorar
l. Autoritarismo
m. Procedimiento peligroso.
n. Relaciones interpersonales tensas
4.6 GRUPO 6: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE INSEGURIDAD
Son todos aquellos factores que pueden causar accidentes y pérdida de capitales, por el inadecuado o mal estado de funcionamiento o falta de protección en los equipos, materiales, instalaciones o el ambiente. Estos factores de riesgo pueden ser:
4.6.1 De tipo mecánico:
4.6.2 De Tipo físico - químico:
4.6.3 De tipo instalaciones y superficies de trabajo en mal estado
4.6.4 De Tipo procedimientos peligrosos:
4.6.5 De tipo orden y aseo deficientes
. CONSECUENCIAS DE LOS FACTORES DE RIESGO
Los factores de riesgo como fuentes de desequilibrio, siempre tendrán un efecto particular dependiendo de sus características.
En toda empresa existen factores de riesgo y lógicamente la posibilidad de que surjan las enfermedades generales ocupacionales y los accidentes. Las consecuencias de éstos, serán el ausentismo de los trabajadores por lesiones y enfermedad y los daños a los equipos y materiales, que al final se traducen en pérdidas, con grandes repercusiones no sólo para la empresa, sino también para su entorno. Observe el siguiente esquema que ilustra con mayor claridad lo expuesto:
Una última reflexión….
Siempre que existan los factores de riesgo en los ambientes de trabajo, también existirán las pérdidas para TODOS; por lo tanto ¿Cuál será su participación en la búsqueda de mecanismos que permitan su eliminación o control? ¿Cuál será la actitud a asumir en lo que respecta a las campañas orientadas a la disminución de los mismos?
El SENA espera que estas reflexiones le permitan brindar a su empresa y al medio su valioso aporte y asumir una cultura de autocuidado para contribuir al control y eliminación de los factores de riesgo
lunes, 8 de junio de 2009
EJERCICIOS DE APLICACIÓN
OBJETIVOS
* Reforzar el conocimiento de los libros de contabilidad
* Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
* Desarrollar habilidades en los registros contables
* Reconocer la globalización contable en forma secuencial
* Afianzar los conocimientos en los registros contables
* Cuadrar los libros principales y auxiliares
* Elaborar balances del mayor y de los auxiliares
INTRODUCCIÓN
Hasta aquí se a estudiado detalladamente la forma como deben efectuasen los registros contables de un negocio. En este capitulo se presentara un ejercicio completo de aplicación. Usted debe seguir atentamente cada uno de los registros para que logre afianzar sus conocimientos y destrezas para el manejo de los libros de inventario y balances, diario, mayor y balances y auxiliares.
EJERCICIOS
La empresa Bandi propiedad del señor Víctor Rojas, para iniciar operaciones tiene:
En efectivo $100.000
Bancos:
Del comercio 840.000
De los trabajadores 950.000
Del estado 760.000
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
* 20 vestidos marca RAMBAL para hombre, referencia No. 36 a $94.900 c/u.
* 12 pares de zapatos para hombre marca PUCHELLY referencia No. 38 a $34.200 c/u.
* 40 camisas para hombre marca EQUUIS talla 14-14 ½ a $8.100 c/u.
MUEBLES Y ENCERES
* 1 escritorio metálico tipo gerente, referencia No. 1015 avaluado en $44.000
* 1 mesa de madera para reunión referencia No. 2025 avaluado en $46.000
* 5 sillas de madera, referencia No. 106 avaluada en $10.850 c/u.
* 1 vitrina metálica para exhibición avaluada en $44.000
CUENTAS POR PAGAR
A distribuidora Dinamarca $460.000 y a distribuidora ancora $270.000
DESARROLLO
INVENTARIO Y BALANCE
Nº
Cuenta
Saldo Anterior
Mes de Noviembre a diciembre
Mes de Noviembre a Diciembre
Movimiento
Saldos
Movimiento
Debito
Crédito
Debe
Haber
Debito
Crédito
Debito
Crédito
Caja
100.000
Bancos
2.550.000
Mercancías
2.632.400
Muebles y enseres
188.250
Cuentas por pagar
730.000
Capital
4.740.650
Totales
5.470.650
5.470.650
Movimiento a 1 de diciembre de 2009
* Se consignó en el Banco la suma de $50.000.
* Se giró cheque Nº 4075 Banco de los trabajadores para efectuar compra de libros de contabilidad por $ 35.000
* Se giro cheque Nº 4076 Banco de los trabajadores a favor de la cámara de comercio por concepto de inscripción y matrícula del negoció por $ 40. 000 e inscripción de los libros y foliados de contabilidad por $ 16.000.
* Vende factura Nº 01 de contado por venta a orminsu reyes de 5 vestidos Rambal, referencia 36 a $ 110, 000 cada uno mas el 14% impuestos de IVA.
* Se giro cheque Nº 2021 del banco del estado para cancelar arrendamientos del presente mes por valor de $150.000
* Se cancelo publicidad del mes de diciembre por $ 70.000 en la emisora la voz del día con cheque Nº 2022 del banco del estado.
* Se pago prima de la póliza, de seguros Nº 3070 contra incendios , cheque Nº 2023 del Banco del estado a favor de suramericana de seguro S.A. , por un año a razón de $ 10.000mensual.
* Se contabilizaron ventas por mostrador , así :5 pares de zapatos puchelly , referencia 38 a $ 41.000 cada par ,13 camisas Equus talla 14 _14 ½ a $14.000 cada una , 5 corbatas $ 20.000 cada una, mas el 14 % de IVA.
CAJA (1105)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Saldo en efectivo
100.000
100.000
Consignación No. 01
Banco de trabajadores
50.000
1 Dic.
Ingreso por ventas
1.182.180
1.232.180
CAJA GENERAL (110505)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Saldo en efectivo
100.000
100.000
Consignación No. 01
Banco de trabajadores
1.182.180
1.232.180
BANCOS (1110)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Comprobante de diario No. 01
Banco del comercio 840.000
Banco del estado 760.000
Banco de los trabajadores 950.000
2.500.000
2.550.000
1 Dic.
Banco de trabajadores
Banco de los trabajadores
Banco del estado
50.000
91.000
50.000
2.600.000
2.509.000
2.169.000
Moneda Nacional
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Banco del comercio 840.000
Banco del estado 760.000
Banco de los trabajadores 950.000
2.550.000
2.550.000
01-dic
Banco de los trabajadores
50.000
2.600.000
Banco de los trabajadores
91.000
2.509.000
Banco del estado
340.000
2.169.000
INVENTARIO
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
20 vestidos Rambal para hombre, referencia 36 a $94.900 c/u
1.1.898.000
12 pares de zapatos Puchelly para hombres, referencia 38 a $ 34.000
410.000
40 camisas Equus para hombre, talla 14-14 1/2 a $8.100
324.000
2.632.400
Propiedades, planta y equipo
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
1 escritorio metalico tipo gerente, referencia 1015
44.000
1 mesa de amdera para reunion referencia 2025
46.000
5 sillas de madera, referencia 106 a $10,850c/u
54.250
1vitrina metalica de exhibicion
44.000
188.250
Proveedores nacionales
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
distribuidora dinamarca
460.000
distribuidora ancora
270.000
730.000
almacen la moda, factura No 2650
319.000
1.049.000
Seguros pagados por anticipo
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 dic.
póliza No 3070, seguros contra incendio suramericana de seguros
120.000
120.000
Mercancías nacionales
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 dic.
almacen la moda, factura No 2650
280.000
280.000
Ingresos Operacionales de Comercio
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 Dic.
Factura Nos. 01-02-03-04
1037000
1037000
Capital
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 Nov.
Aparte del señor Vícto Rojas
4740650
4740650
Impuesto Sobre las Ventas por Pagar
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Dic.
Factura No. 2650
39200
-39200
Factura No. 01
77000
37800
Ventas de mostrador según facturas 02-03-04
68180
105980
Gastos Operacionales de Ventas
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Dic.
Útiles y papelería
35000
35000
Gastos legales
56000
91000
Arrendamientos pagados
150000
241000
Publicidad
70000
311000
Publicado por Juliana en 7:10
0 comentarios:
OBJETIVOS
* Reforzar el conocimiento de los libros de contabilidad
* Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
* Desarrollar habilidades en los registros contables
* Reconocer la globalización contable en forma secuencial
* Afianzar los conocimientos en los registros contables
* Cuadrar los libros principales y auxiliares
* Elaborar balances del mayor y de los auxiliares
INTRODUCCIÓN
Hasta aquí se a estudiado detalladamente la forma como deben efectuasen los registros contables de un negocio. En este capitulo se presentara un ejercicio completo de aplicación. Usted debe seguir atentamente cada uno de los registros para que logre afianzar sus conocimientos y destrezas para el manejo de los libros de inventario y balances, diario, mayor y balances y auxiliares.
EJERCICIOS
La empresa Bandi propiedad del señor Víctor Rojas, para iniciar operaciones tiene:
En efectivo $100.000
Bancos:
Del comercio 840.000
De los trabajadores 950.000
Del estado 760.000
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
* 20 vestidos marca RAMBAL para hombre, referencia No. 36 a $94.900 c/u.
* 12 pares de zapatos para hombre marca PUCHELLY referencia No. 38 a $34.200 c/u.
* 40 camisas para hombre marca EQUUIS talla 14-14 ½ a $8.100 c/u.
MUEBLES Y ENCERES
* 1 escritorio metálico tipo gerente, referencia No. 1015 avaluado en $44.000
* 1 mesa de madera para reunión referencia No. 2025 avaluado en $46.000
* 5 sillas de madera, referencia No. 106 avaluada en $10.850 c/u.
* 1 vitrina metálica para exhibición avaluada en $44.000
CUENTAS POR PAGAR
A distribuidora Dinamarca $460.000 y a distribuidora ancora $270.000
DESARROLLO
INVENTARIO Y BALANCE
Nº
Cuenta
Saldo Anterior
Mes de Noviembre a diciembre
Mes de Noviembre a Diciembre
Movimiento
Saldos
Movimiento
Debito
Crédito
Debe
Haber
Debito
Crédito
Debito
Crédito
Caja
100.000
Bancos
2.550.000
Mercancías
2.632.400
Muebles y enseres
188.250
Cuentas por pagar
730.000
Capital
4.740.650
Totales
5.470.650
5.470.650
Movimiento a 1 de diciembre de 2009
* Se consignó en el Banco la suma de $50.000.
* Se giró cheque Nº 4075 Banco de los trabajadores para efectuar compra de libros de contabilidad por $ 35.000
* Se giro cheque Nº 4076 Banco de los trabajadores a favor de la cámara de comercio por concepto de inscripción y matrícula del negoció por $ 40. 000 e inscripción de los libros y foliados de contabilidad por $ 16.000.
* Vende factura Nº 01 de contado por venta a orminsu reyes de 5 vestidos Rambal, referencia 36 a $ 110, 000 cada uno mas el 14% impuestos de IVA.
* Se giro cheque Nº 2021 del banco del estado para cancelar arrendamientos del presente mes por valor de $150.000
* Se cancelo publicidad del mes de diciembre por $ 70.000 en la emisora la voz del día con cheque Nº 2022 del banco del estado.
* Se pago prima de la póliza, de seguros Nº 3070 contra incendios , cheque Nº 2023 del Banco del estado a favor de suramericana de seguro S.A. , por un año a razón de $ 10.000mensual.
* Se contabilizaron ventas por mostrador , así :5 pares de zapatos puchelly , referencia 38 a $ 41.000 cada par ,13 camisas Equus talla 14 _14 ½ a $14.000 cada una , 5 corbatas $ 20.000 cada una, mas el 14 % de IVA.
CAJA (1105)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Saldo en efectivo
100.000
100.000
Consignación No. 01
Banco de trabajadores
50.000
1 Dic.
Ingreso por ventas
1.182.180
1.232.180
CAJA GENERAL (110505)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Saldo en efectivo
100.000
100.000
Consignación No. 01
Banco de trabajadores
1.182.180
1.232.180
BANCOS (1110)
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Comprobante de diario No. 01
Banco del comercio 840.000
Banco del estado 760.000
Banco de los trabajadores 950.000
2.500.000
2.550.000
1 Dic.
Banco de trabajadores
Banco de los trabajadores
Banco del estado
50.000
91.000
50.000
2.600.000
2.509.000
2.169.000
Moneda Nacional
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
Banco del comercio 840.000
Banco del estado 760.000
Banco de los trabajadores 950.000
2.550.000
2.550.000
01-dic
Banco de los trabajadores
50.000
2.600.000
Banco de los trabajadores
91.000
2.509.000
Banco del estado
340.000
2.169.000
INVENTARIO
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
20 vestidos Rambal para hombre, referencia 36 a $94.900 c/u
1.1.898.000
12 pares de zapatos Puchelly para hombres, referencia 38 a $ 34.000
410.000
40 camisas Equus para hombre, talla 14-14 1/2 a $8.100
324.000
2.632.400
Propiedades, planta y equipo
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
1 escritorio metalico tipo gerente, referencia 1015
44.000
1 mesa de amdera para reunion referencia 2025
46.000
5 sillas de madera, referencia 106 a $10,850c/u
54.250
1vitrina metalica de exhibicion
44.000
188.250
Proveedores nacionales
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 nov.
distribuidora dinamarca
460.000
distribuidora ancora
270.000
730.000
almacen la moda, factura No 2650
319.000
1.049.000
Seguros pagados por anticipo
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 dic.
póliza No 3070, seguros contra incendio suramericana de seguros
120.000
120.000
Mercancías nacionales
fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 dic.
almacen la moda, factura No 2650
280.000
280.000
Ingresos Operacionales de Comercio
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
1 Dic.
Factura Nos. 01-02-03-04
1037000
1037000
Capital
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
30 Nov.
Aparte del señor Vícto Rojas
4740650
4740650
Impuesto Sobre las Ventas por Pagar
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Dic.
Factura No. 2650
39200
-39200
Factura No. 01
77000
37800
Ventas de mostrador según facturas 02-03-04
68180
105980
Gastos Operacionales de Ventas
Fecha
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Dic.
Útiles y papelería
35000
35000
Gastos legales
56000
91000
Arrendamientos pagados
150000
241000
Publicidad
70000
311000
Publicado por Juliana en 7:10
0 comentarios:
xXARCHIVISTICAXx
Archivística
Organización de archivos de gestión
Responsabilidad de los funcionarios por los documentos:
-Penal
-Disciplinario
-Cultural
Constitución nacional
-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.
-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario.
-Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos.
Código Penal
-Art 286. Falsedad ideológica en documento público.
-Art 287. Falsedad material en documento público.
-Art 288. Obtención de documento público falso.
-Art 289. Falsedad en documento privado.
-Art 291. Uso de documento falso.
-Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público.
-Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privado
Código Único Disciplinario
-Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos.
-Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definición de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.
Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestión
Importancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos.
Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo.
Se debe enmarcar los siguientes aspectos:
-Producción documental.
-Admón. De las comunicaciones oficiales.
-Apertura de series documentales.
-Separador de serie y subserie.
-Identificar archivadores.
-Clasificación documental.
-Ordenación.
-La sobre ordenación.
-Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin.
-Foliación.
-Identificar carpetas.
-Ubicación física de los expedientes.
-Identificación de los archivadores.
-Inventario documental.
-Organización de documentos de apoyo.
-Cumplimiento de tiempos de retención.
-Transferencias documentales primarias.
-Vigilancia.
-Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.
Metodología para la organización de los archivos
cód. de serie
cód. de la dependencia
508/
1
ACTAS
nombre de la serie
1,7
actas del consejo
de coordinación.
cód. subserie
508/
2
NORMATIVIDAD
2,1
normatividad interna
acuerdos
tipología documental
circulares
No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos.
Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica.
-O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.
-O. Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
Entre otras como:
-Preparación física.
-Capacidad de almacenamiento.
-Foliación.
-Marcación.
-Formato de inventario.
-Almacene en cajas.
-Microfilmación.
-Servicios.
-Proceso de solicitud.
-Usuarios.
-Organización de documentos electrónicos.
- Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión.
-Almacenamiento.
-Identificación de la copia de seguridad.
-Correspondencia.
-Archisoft.
-Clinihistorias.
-Docunet.
-Formulario de búsqueda.
Clases de documentos
Según su vigencia:
-Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.
-Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural.
Según la frecuencia de uso:
-Activos o dinámicos.
-Inactivos o no dinámicos.
Entre los activos están:
-Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.
-Archivos centrales o intermedios.
-Archivos permanentes o históricos.
Elementos de un documento:
-Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).
-Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc.
-Estructura: son los componentes del documento.
-Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
Características de los documentos de archivo:
-Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.
-Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.
-Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato.
Documentos de archivo según sus atributos:
-Clase: definida en elementos de un documento de archivo.
-Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.
Los documentos según su clase:
-Por naturaleza:
*Textuales.
*Cartográficos y gráficos.
*De imagen.
*Fonográficos.
*Legibles por máquina.
-Por el origen, fuente o autor:
*La fuente.
*Públicos.
*Privados.
-Por el contenido:
*Disponibles.
*Testimoniales.
*Informativos.
*Facilitativos.
*Específicos o sustantivos.
-Por su función comercial:
*Documentos contables.
*Documentos no contables.
*Títulos valores.
*Informativos.
Valor de los documentos
-Valor inmediato o primario:
*Valor administrativo.
*Valor legal.
*Contable.
*Técnico.
-Valor mediato o secundario:
*Predecible o evidencial.
*No predecible.
*Valor fiscal.
*Valor histórico.
*Valor jurídico.
La importancia de los archivos:
-principios rectore
-fines del estado
-fines del archivo
El archivo es importante para la administración y la cultura
-toma de decisiones
-fuentes de la historia
-patrimonio cultural
La normatividad y la gestión documental en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación
Gestion documental
La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático
-se estructura a partir de la normatividad
-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites
El comité de archivo
Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo
Componente de un PGD
- Consideraciones básicas de tipo administrativo
-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico
-adopción e implementación de tablas
-formación de archivos según el ciclo vital
-identificación de los procesos de un programa de gestión documental
-implementación y seguimiento
Procesos de producción de documentos
- ley 43 de 1913
-ley 527 de 1999
-código penal
-código de procedimiento penal
-código de comercio
-decreto 2649 de 1993
-decreto1584 de 1994
-decreto 1584 de 1994
- decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 d 2001
-Circular interna AGN No 13 de 1999
-NTC 1673
-NTC 2223:1986
- NTC 2676
- NTC 3393
- NTC 4436
Procesos de producción de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.creacion y diseño de documentos
-medios y técnicas de producción
-determinación de aportes documentales
-determinación de calidad y tipos de soportes
2- normalización de la producción documental
-identificación productora
-definición tipologías documentales
-determinación de formatos pre impresos
-directrices relacionadas con el No de copias
-control nuevos documentos
-determinación periocidad
Proceso de recepción de documentos
-constitución política
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión
Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas
Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Registro de documentos
-definición medios de recepción
-recibo documentos oficiales
-verificación de folios, copias, anexos, firmas
-constancia de recibo
-asignación de datos
-asignación de envíos
2.Radicacion de documentos
-asignación fecha, hora
-impresión de rotulo
-relación entre documentos
-registro impreso
-elaboración de estadísticas
Procese distribución de documentos
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo 060 de 2001
Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.distrubucion de documentos recibidos
-identificación de dependencia
-enrutamiento de documentos
-registro de control
2.distribucion de documentos internos
-identificación de dependencias
-enrutamiento
-registro de control
3.distribución de documentos enviados
-definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc.
-control y firmas de guías y planillas
-organización mensajería externa
Proceso de trámites de documentos
-constitución política
-ley 58 de 1982
-decreto 01 de 1984
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
-respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.recepcion de solicitud o tramite
-confrontación y diligenciamiento de planillas
-determinación competencia
2.respuesta
-preparación respuesta
Proceso organización de documentos
-ley 4 de 1913
-ley 80 de 1993
-código de comercio
-decreto 1382 de 1995
-decreto 254 de 2000
-decreto 4124 de 2004
-Acuerdo AGN 007 de 1994
- Acuerdo AGN 09 de 1995
- Acuerdo AGN 13 de 1995
-Acuerdo AGN 16 de 2002
- Acuerdo AGN 037 de 2002
- Acuerdo AGN 039 de 2002
- Acuerdo AGN 041 de 2002
- Acuerdo AGN 042 de 2002
- Acuerdo AGN 015 de 2003
- Acuerdo AGN 02 de 2004
-circular ANG 07 de 2002
- circular ANG 01 de 2003
- circular ANG-DAFP No 004 de 2003
- circular ANG-DAFP 012 de 2004
-circular AGN 01 d 2004
-resolución min salud 1995 de 1999
-resolución AGN 183 de 2004
-NTC 4095
-NTC 5029
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.clasificación documental
-identificación de unidades
-aplicación de la tabla
-conformación de series
2.ordenacion documental
-conformación y apertura
-determinación de los sistemas
-organización de serie documentales
-foliación
-transferencias documentales
-organización y entrega de documentales
3.descripción documental
-análisis de información
-diseño de instrumentos de operación
Procesos de consulta de documentos
-constitución política
-ley 4 de 1913
-ley 57 de 1985
-decreto 01 de 1984
-decreto 2126 de 1992
-acuerdo AGN 47 de 2000
-acuerdo AGN de 2000
Acceso a documentos con el fin de conocer la información
Proceso de consulta de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.formulación de la consulta
-determinación de la presión
-determinación de la consulta
-condiciones de acceso
-disponibilidad de información
-reglamento de consulta
2.estrategia de búsqueda
-disponibilidad de expedientes
-disponibilidad de fuentes
-establecimiento de herramientas
-ubicación de documentos
3.respuesta a consulta
-sistema de registro
-uso de testigos
-implantación de medios manuales
Procese de conservación de documentos
-constitución política
-código penal civil
-ley 47 de 1920
-ley 14 de 1936
-ley 39 de 1981
-ley 63 de 1986
-ley 80 de 1993
-ley 397 de 1997
-código de comercio
-decreto 2620 de 1993
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 007 de 1994
-acuerdo AGN 11 de 1996
-acuerdo AGN 047 de 2000
-acuerdo AGN 048 de 2000
- acuerdo AGN 049 de 2000
- acuerdo AGN 050 de 2000
- acuerdo AGN 056 de 2000
-acuerdo AGN 037 de 2002
Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Sistema integrado de conservación
-sensibilización y toma de conciencia
-reproducción, duplicación y migración de información
-inspección y mantenimiento de instalación
-control de condiciones ambientales
-limpieza
-control de plagas
-almacenamiento y empastes
-primeros auxilios
-prevención de desastres
-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)
Proceso de disposición final de documentos
-constitución política
-ley 163 de 1959
- ley 39 de 1981
- ley 80 de 1993
- decreto 2649 de 1993
- decreto 2527 de 1950
- decreto 3354 de 1954
- decreto 960 de 1970
- decreto 2620 de 1993
- decreto 998 de 1997
- decreto 1145 de 2004
-acuerdo AGN 007 de 1994
- acuerdo AGN 08 de 1995
-circulas AGN 03 de 2001
- circulas AGN 01 de 2004
-NTC 3723
- NTC 5174
- NTC 5238
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
-conservación total -eliminación de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
La conservación total
-recepción de transferencia
-organización de documentos
-conservación y preservación
Eliminación de documentos
-aplicación de lo estipulado
-valoración por el comité de archivos
-levantamiento de acta
Selección documental
-aplicación de método elegido
-elección de documentos
microfilmación
-determinar mitología
-fines en la técnica
-control de calidad
digitación
-Determinar la metodología
-definir calidad
-control de calidad
FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producida o recibida
Los documentos son importantes
-permiten la comunicación humana
-medio valioso de información
-constituye un medio probatorio
-dejan constancia por algún medio
-sirven para la toma de decisiones
Documentos de archivo
Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa
Elementos de un documento de archivo
-Soporte: relación a la parte material o física
-Técnica: medio que fija y transmite el contenido
-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento
Carácter de los documentos
-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales
Clasificación de los documentos de archivo
-según tipo documental
-por la tradición documental
-por el tipo de función
-Por el ámbito jurídico
Clases de documentos
-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.
-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.
Ciclo vital de los documentos de archivo
-primera edad: planificación y tramitación
-segunda edad: vigencia y plazo precaucional
-tercera edad: fase permanente o histórica
Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.
Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable
Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora
Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.
Concepto de archivo
Ley 594 de 2000
Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada
Organización de archivos
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada
Objetivos de los archivos
-construir un centro de documentación
-asegurar una perfecta conservación de documentos
-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
Objetos de los archivos
-permitir una rápida localización de los documentos
-preservar la historia de la empresa
Funciones del archivo
-ser memoria corporativa
-reunir los documentos
-asegurar la conservación de la información
-soportar la toma de decisiones
-desarrollar funciones de oficina
Clases de archivo
-según su organización
-según su naturaleza
-según su jurisdicción
-según su ciclo vital
-según su acceso
-según su uso
Archivo centralizado
Ventajas
-cuenta por personal especializado
-controla duplicación de documentos
-economía tiempo y espacio
-racionaliza la adquisición de materiales y equipos
-responsabilidad centralizada
-Facilita la unificación del sistema
Archivo descentralizado
Cada dependencia es responsable de sus funciones.
-Archivo descentralizado con control central
-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia
Archivos satélites
Conservan información técnica, muy especializada
Organización de documentos
-clasificar
-describir
-ordenar
Gestión en el archivo
-producción o recepción
-tramite
-distribución
-consulta
-retención
-conservación
-disposición final
-eliminación
-conservación permanente
Procesos técnicas de archivo
-ciclo vital de los documentos
-valores de los documentos
-tablas de retención
-expurgo, descarte
-transferencia
-inventarios
-guías
-catálogos
-índices
-usuario
-medios para presentación de servicio
-difusión
-capacitación
Nuevas tecnologías en archivos
-microfilmación
-archivo ópticos
-correo electrónico
-internet
-scanner
Principios básicos de archivos
-Principio de orden original
-principio de procedencia
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante
MARCO LEGAL
-Código civil
-código de comercio
-código de procedimiento penal
- código de procedimiento civil
-código contencioso administrativo
-código fiscal
-código de elección
-código militar
-código de policio
-código de fomento
-código del medio ambiente
-código de beneficencia
-código de instrucciones publicas
*normas constitucionales
*el sistema nacional de archivos
*la constitución art 15
*sentencia T-696 de 1996
*la constitución y la correspondencia
*la correspondencia y el código de comercio
*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal
*el código civil y de legislación complementario
*del código de procedimiento civil
*otras normas de materia documental
*código de comercio
*archivos bancarios
*el código sustantivo de trabajo
Organización de archivos de gestión
Responsabilidad de los funcionarios por los documentos:
-Penal
-Disciplinario
-Cultural
Constitución nacional
-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.
-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario.
-Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos.
Código Penal
-Art 286. Falsedad ideológica en documento público.
-Art 287. Falsedad material en documento público.
-Art 288. Obtención de documento público falso.
-Art 289. Falsedad en documento privado.
-Art 291. Uso de documento falso.
-Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público.
-Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privado
Código Único Disciplinario
-Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos.
-Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definición de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.
Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestión
Importancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos.
Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo.
Se debe enmarcar los siguientes aspectos:
-Producción documental.
-Admón. De las comunicaciones oficiales.
-Apertura de series documentales.
-Separador de serie y subserie.
-Identificar archivadores.
-Clasificación documental.
-Ordenación.
-La sobre ordenación.
-Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin.
-Foliación.
-Identificar carpetas.
-Ubicación física de los expedientes.
-Identificación de los archivadores.
-Inventario documental.
-Organización de documentos de apoyo.
-Cumplimiento de tiempos de retención.
-Transferencias documentales primarias.
-Vigilancia.
-Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.
Metodología para la organización de los archivos
cód. de serie
cód. de la dependencia
508/
1
ACTAS
nombre de la serie
1,7
actas del consejo
de coordinación.
cód. subserie
508/
2
NORMATIVIDAD
2,1
normatividad interna
acuerdos
tipología documental
circulares
No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos.
Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica.
-O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.
-O. Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
Entre otras como:
-Preparación física.
-Capacidad de almacenamiento.
-Foliación.
-Marcación.
-Formato de inventario.
-Almacene en cajas.
-Microfilmación.
-Servicios.
-Proceso de solicitud.
-Usuarios.
-Organización de documentos electrónicos.
- Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión.
-Almacenamiento.
-Identificación de la copia de seguridad.
-Correspondencia.
-Archisoft.
-Clinihistorias.
-Docunet.
-Formulario de búsqueda.
Clases de documentos
Según su vigencia:
-Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.
-Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural.
Según la frecuencia de uso:
-Activos o dinámicos.
-Inactivos o no dinámicos.
Entre los activos están:
-Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.
-Archivos centrales o intermedios.
-Archivos permanentes o históricos.
Elementos de un documento:
-Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).
-Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc.
-Estructura: son los componentes del documento.
-Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
Características de los documentos de archivo:
-Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.
-Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.
-Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato.
Documentos de archivo según sus atributos:
-Clase: definida en elementos de un documento de archivo.
-Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.
Los documentos según su clase:
-Por naturaleza:
*Textuales.
*Cartográficos y gráficos.
*De imagen.
*Fonográficos.
*Legibles por máquina.
-Por el origen, fuente o autor:
*La fuente.
*Públicos.
*Privados.
-Por el contenido:
*Disponibles.
*Testimoniales.
*Informativos.
*Facilitativos.
*Específicos o sustantivos.
-Por su función comercial:
*Documentos contables.
*Documentos no contables.
*Títulos valores.
*Informativos.
Valor de los documentos
-Valor inmediato o primario:
*Valor administrativo.
*Valor legal.
*Contable.
*Técnico.
-Valor mediato o secundario:
*Predecible o evidencial.
*No predecible.
*Valor fiscal.
*Valor histórico.
*Valor jurídico.
La importancia de los archivos:
-principios rectore
-fines del estado
-fines del archivo
El archivo es importante para la administración y la cultura
-toma de decisiones
-fuentes de la historia
-patrimonio cultural
La normatividad y la gestión documental en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación
Gestion documental
La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático
-se estructura a partir de la normatividad
-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites
El comité de archivo
Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo
Componente de un PGD
- Consideraciones básicas de tipo administrativo
-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico
-adopción e implementación de tablas
-formación de archivos según el ciclo vital
-identificación de los procesos de un programa de gestión documental
-implementación y seguimiento
Procesos de producción de documentos
- ley 43 de 1913
-ley 527 de 1999
-código penal
-código de procedimiento penal
-código de comercio
-decreto 2649 de 1993
-decreto1584 de 1994
-decreto 1584 de 1994
- decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 d 2001
-Circular interna AGN No 13 de 1999
-NTC 1673
-NTC 2223:1986
- NTC 2676
- NTC 3393
- NTC 4436
Procesos de producción de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.creacion y diseño de documentos
-medios y técnicas de producción
-determinación de aportes documentales
-determinación de calidad y tipos de soportes
2- normalización de la producción documental
-identificación productora
-definición tipologías documentales
-determinación de formatos pre impresos
-directrices relacionadas con el No de copias
-control nuevos documentos
-determinación periocidad
Proceso de recepción de documentos
-constitución política
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión
Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas
Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Registro de documentos
-definición medios de recepción
-recibo documentos oficiales
-verificación de folios, copias, anexos, firmas
-constancia de recibo
-asignación de datos
-asignación de envíos
2.Radicacion de documentos
-asignación fecha, hora
-impresión de rotulo
-relación entre documentos
-registro impreso
-elaboración de estadísticas
Procese distribución de documentos
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo 060 de 2001
Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.distrubucion de documentos recibidos
-identificación de dependencia
-enrutamiento de documentos
-registro de control
2.distribucion de documentos internos
-identificación de dependencias
-enrutamiento
-registro de control
3.distribución de documentos enviados
-definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc.
-control y firmas de guías y planillas
-organización mensajería externa
Proceso de trámites de documentos
-constitución política
-ley 58 de 1982
-decreto 01 de 1984
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
-respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.recepcion de solicitud o tramite
-confrontación y diligenciamiento de planillas
-determinación competencia
2.respuesta
-preparación respuesta
Proceso organización de documentos
-ley 4 de 1913
-ley 80 de 1993
-código de comercio
-decreto 1382 de 1995
-decreto 254 de 2000
-decreto 4124 de 2004
-Acuerdo AGN 007 de 1994
- Acuerdo AGN 09 de 1995
- Acuerdo AGN 13 de 1995
-Acuerdo AGN 16 de 2002
- Acuerdo AGN 037 de 2002
- Acuerdo AGN 039 de 2002
- Acuerdo AGN 041 de 2002
- Acuerdo AGN 042 de 2002
- Acuerdo AGN 015 de 2003
- Acuerdo AGN 02 de 2004
-circular ANG 07 de 2002
- circular ANG 01 de 2003
- circular ANG-DAFP No 004 de 2003
- circular ANG-DAFP 012 de 2004
-circular AGN 01 d 2004
-resolución min salud 1995 de 1999
-resolución AGN 183 de 2004
-NTC 4095
-NTC 5029
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.clasificación documental
-identificación de unidades
-aplicación de la tabla
-conformación de series
2.ordenacion documental
-conformación y apertura
-determinación de los sistemas
-organización de serie documentales
-foliación
-transferencias documentales
-organización y entrega de documentales
3.descripción documental
-análisis de información
-diseño de instrumentos de operación
Procesos de consulta de documentos
-constitución política
-ley 4 de 1913
-ley 57 de 1985
-decreto 01 de 1984
-decreto 2126 de 1992
-acuerdo AGN 47 de 2000
-acuerdo AGN de 2000
Acceso a documentos con el fin de conocer la información
Proceso de consulta de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.formulación de la consulta
-determinación de la presión
-determinación de la consulta
-condiciones de acceso
-disponibilidad de información
-reglamento de consulta
2.estrategia de búsqueda
-disponibilidad de expedientes
-disponibilidad de fuentes
-establecimiento de herramientas
-ubicación de documentos
3.respuesta a consulta
-sistema de registro
-uso de testigos
-implantación de medios manuales
Procese de conservación de documentos
-constitución política
-código penal civil
-ley 47 de 1920
-ley 14 de 1936
-ley 39 de 1981
-ley 63 de 1986
-ley 80 de 1993
-ley 397 de 1997
-código de comercio
-decreto 2620 de 1993
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 007 de 1994
-acuerdo AGN 11 de 1996
-acuerdo AGN 047 de 2000
-acuerdo AGN 048 de 2000
- acuerdo AGN 049 de 2000
- acuerdo AGN 050 de 2000
- acuerdo AGN 056 de 2000
-acuerdo AGN 037 de 2002
Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Sistema integrado de conservación
-sensibilización y toma de conciencia
-reproducción, duplicación y migración de información
-inspección y mantenimiento de instalación
-control de condiciones ambientales
-limpieza
-control de plagas
-almacenamiento y empastes
-primeros auxilios
-prevención de desastres
-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)
Proceso de disposición final de documentos
-constitución política
-ley 163 de 1959
- ley 39 de 1981
- ley 80 de 1993
- decreto 2649 de 1993
- decreto 2527 de 1950
- decreto 3354 de 1954
- decreto 960 de 1970
- decreto 2620 de 1993
- decreto 998 de 1997
- decreto 1145 de 2004
-acuerdo AGN 007 de 1994
- acuerdo AGN 08 de 1995
-circulas AGN 03 de 2001
- circulas AGN 01 de 2004
-NTC 3723
- NTC 5174
- NTC 5238
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
-conservación total -eliminación de documentos
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
La conservación total
-recepción de transferencia
-organización de documentos
-conservación y preservación
Eliminación de documentos
-aplicación de lo estipulado
-valoración por el comité de archivos
-levantamiento de acta
Selección documental
-aplicación de método elegido
-elección de documentos
microfilmación
-determinar mitología
-fines en la técnica
-control de calidad
digitación
-Determinar la metodología
-definir calidad
-control de calidad
FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producida o recibida
Los documentos son importantes
-permiten la comunicación humana
-medio valioso de información
-constituye un medio probatorio
-dejan constancia por algún medio
-sirven para la toma de decisiones
Documentos de archivo
Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa
Elementos de un documento de archivo
-Soporte: relación a la parte material o física
-Técnica: medio que fija y transmite el contenido
-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento
Carácter de los documentos
-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales
Clasificación de los documentos de archivo
-según tipo documental
-por la tradición documental
-por el tipo de función
-Por el ámbito jurídico
Clases de documentos
-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.
-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.
Ciclo vital de los documentos de archivo
-primera edad: planificación y tramitación
-segunda edad: vigencia y plazo precaucional
-tercera edad: fase permanente o histórica
Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.
Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable
Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora
Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.
Concepto de archivo
Ley 594 de 2000
Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada
Organización de archivos
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada
Objetivos de los archivos
-construir un centro de documentación
-asegurar una perfecta conservación de documentos
-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
Objetos de los archivos
-permitir una rápida localización de los documentos
-preservar la historia de la empresa
Funciones del archivo
-ser memoria corporativa
-reunir los documentos
-asegurar la conservación de la información
-soportar la toma de decisiones
-desarrollar funciones de oficina
Clases de archivo
-según su organización
-según su naturaleza
-según su jurisdicción
-según su ciclo vital
-según su acceso
-según su uso
Archivo centralizado
Ventajas
-cuenta por personal especializado
-controla duplicación de documentos
-economía tiempo y espacio
-racionaliza la adquisición de materiales y equipos
-responsabilidad centralizada
-Facilita la unificación del sistema
Archivo descentralizado
Cada dependencia es responsable de sus funciones.
-Archivo descentralizado con control central
-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia
Archivos satélites
Conservan información técnica, muy especializada
Organización de documentos
-clasificar
-describir
-ordenar
Gestión en el archivo
-producción o recepción
-tramite
-distribución
-consulta
-retención
-conservación
-disposición final
-eliminación
-conservación permanente
Procesos técnicas de archivo
-ciclo vital de los documentos
-valores de los documentos
-tablas de retención
-expurgo, descarte
-transferencia
-inventarios
-guías
-catálogos
-índices
-usuario
-medios para presentación de servicio
-difusión
-capacitación
Nuevas tecnologías en archivos
-microfilmación
-archivo ópticos
-correo electrónico
-internet
-scanner
Principios básicos de archivos
-Principio de orden original
-principio de procedencia
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante
MARCO LEGAL
-Código civil
-código de comercio
-código de procedimiento penal
- código de procedimiento civil
-código contencioso administrativo
-código fiscal
-código de elección
-código militar
-código de policio
-código de fomento
-código del medio ambiente
-código de beneficencia
-código de instrucciones publicas
*normas constitucionales
*el sistema nacional de archivos
*la constitución art 15
*sentencia T-696 de 1996
*la constitución y la correspondencia
*la correspondencia y el código de comercio
*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal
*el código civil y de legislación complementario
*del código de procedimiento civil
*otras normas de materia documental
*código de comercio
*archivos bancarios
*el código sustantivo de trabajo
jueves, 21 de mayo de 2009
xXLA MEDIA TÉCNICAXx
Según la ley 789 del 2002, toda empresa con más de 20 trabajadores debe aportar al SENA el 2% de la nómina para educación. La empresa, contrata aprendices del SENA ó articulados en ella y los patrocina así:
PRACTICA LECTIVA: Grado 10°, le paga al estudiante el 75% del salario mínimo por estudiar Comercio.
PRACTICA PRODUCTIVA: En el grado 11° el estudiante hace la práctica en la empresa de 120 horas convenidas en el contrato, y ya le paga el 100% del salario mínimo según lo acordado por las partes.
LOS REQUISITOS SERIAN:
-Autorización de los padres por escrito donde asumen toda responsabilidad
-Fotocopia de la EPS
-Carta del colegio
-Contrato del aprendiz
-Certificación de la práctica
-Seguimiento y evaluación
-Fotocopia de la tarjeta de identidad.
NOMBRE DE LA TITULACIÓN:
Gestión contable y financiera.
MODULO: Contabilización de los recursos de operación, inversión y financiación.
SECTOR: Comercio y servicios.
OCUPACIONES A DESEMPEÑAR:
ü Asistente de contabilidad.
ü Auxiliar de contabilidad.
ü Auxiliar de compras e inventarios.
ü Auxiliar de cobranzas.
ü Auxiliar de personal o de recursos humanos.
ü Auxiliar de costos.
ü Auxiliar de contabilidad pública.
ü Auxiliar de presupuesto público.
ü Liquidador de nómina y prestaciones.
CONOCIMIENTOS TECNICO – TECNOLOGICOS:
ü Empresa – sociedades.
ü Ecuación contable.
ü Manejo de las cuentas.
ü Plan único de cuentas (P.U.C).
ü Registros contables.
ü La partida doble.
ü Elaboración y manejo de documentos.
ü Conocimientos del proceso contable.
ü Clasificación de estados financieros.
ü Preparación de estados contables.
ü Preparación de estados financieros.
ü Normas contables y financieras para la preparación de estados financieros.
ü Elaboración de notas a los estados financieros.
ü Manejo de paquetes contables.
ESTRUCTURA CURRICULAR:
MODULOS BASICOS:
ü Comunicación
ü Ética
ü Cultura física
ü Emprendimiento
MODULOS ESPECIFICOS:
ü Contabilidad
ü Recursos de operación
ü Inversión y financiación
ü Contabilidad comercial
ü Contabilidad pública
ü Contabilidad de servicios
ü Contabilidad de costos
ü Legislación comercial, laboral y tributaria
ü Empresa
PRACTICA LECTIVA: Grado 10°, le paga al estudiante el 75% del salario mínimo por estudiar Comercio.
PRACTICA PRODUCTIVA: En el grado 11° el estudiante hace la práctica en la empresa de 120 horas convenidas en el contrato, y ya le paga el 100% del salario mínimo según lo acordado por las partes.
LOS REQUISITOS SERIAN:
-Autorización de los padres por escrito donde asumen toda responsabilidad
-Fotocopia de la EPS
-Carta del colegio
-Contrato del aprendiz
-Certificación de la práctica
-Seguimiento y evaluación
-Fotocopia de la tarjeta de identidad.
NOMBRE DE LA TITULACIÓN:
Gestión contable y financiera.
MODULO: Contabilización de los recursos de operación, inversión y financiación.
SECTOR: Comercio y servicios.
OCUPACIONES A DESEMPEÑAR:
ü Asistente de contabilidad.
ü Auxiliar de contabilidad.
ü Auxiliar de compras e inventarios.
ü Auxiliar de cobranzas.
ü Auxiliar de personal o de recursos humanos.
ü Auxiliar de costos.
ü Auxiliar de contabilidad pública.
ü Auxiliar de presupuesto público.
ü Liquidador de nómina y prestaciones.
CONOCIMIENTOS TECNICO – TECNOLOGICOS:
ü Empresa – sociedades.
ü Ecuación contable.
ü Manejo de las cuentas.
ü Plan único de cuentas (P.U.C).
ü Registros contables.
ü La partida doble.
ü Elaboración y manejo de documentos.
ü Conocimientos del proceso contable.
ü Clasificación de estados financieros.
ü Preparación de estados contables.
ü Preparación de estados financieros.
ü Normas contables y financieras para la preparación de estados financieros.
ü Elaboración de notas a los estados financieros.
ü Manejo de paquetes contables.
ESTRUCTURA CURRICULAR:
MODULOS BASICOS:
ü Comunicación
ü Ética
ü Cultura física
ü Emprendimiento
MODULOS ESPECIFICOS:
ü Contabilidad
ü Recursos de operación
ü Inversión y financiación
ü Contabilidad comercial
ü Contabilidad pública
ü Contabilidad de servicios
ü Contabilidad de costos
ü Legislación comercial, laboral y tributaria
ü Empresa
Suscribirse a:
Entradas (Atom)
